Inrichten van een terugmeldproces is een opgave voor de gegevensmanager. Verwerken van terugmeldingen is een zaak voor bronbeheerders. Terugmelden is de taak van iedereen die met basisgegevens werkt.
De gegevensmanager
Terugmelden is een werkhouding op individueel niveau, een instrument voor sturing op gegevenskwaliteit op organisatieniveau, en een voorwaarde voor een betrouwbare overheid op ketenniveau.
Terugmelden gaat over mensen, middelen en processen. Gegevens worden gebruikt door mensen, ze worden beheerd in systemen en de kwaliteit wordt bewaakt met processen. De gegevensmanager moet al deze aspecten op hetzelfde niveau tillen om gegevenskwaliteit te kunnen leveren, borgen en toetsen.
De bronbeheerder
Bronbeheerders bewaken de kwaliteit van gegevens van basisregistraties waar de gemeente bronhouder van is. De BAG, BRP, WOZ, BGT (deelbronhouder) en in de toekomst BRO. Zij zijn hiervoor afhankelijk van terugmeldingen door derden: degenen die deze gegevens gebruiken in hun werk én bronbeheerders van andere basisregistraties.
Het coördineren van terugmelden op het Handelsregister en andere basisregistraties waar de gemeente geen bronbeheerder van is, is in veel gevallen niet geregeld binnen de gemeente.
De gebruiker
Medewerkers die gegevens uit basisregistraties gebruiken, hebben doorgaans weinig kennis van de basisregistraties zelf. Zij gaan ervan uit dat de gegevens die zij op hun scherm zien kloppen en zijn er niet altijd alert op dat een terugmelding verplicht is als ze een verschil constateren met een gegeven uit een andere bron. Het komt ook nog regelmatig voor dat zij liever vertrouwen op hun eigen database. Pas als er iets mis gaat, wordt de noodzaak tot gebruik van basisgegevens en terugmelden duidelijk.
