Ondersteunings-behoeften
Aan welk soort ondersteuning is behoefte bij het inrichten van een terugmeldproces? We vroegen het gemeenten en belastingkantoren. Hun behoeften hangen nauw samen met het ontwikkelingsniveau van de organisatie.
- In de taakgerichte organisatie is er vooral behoefte aan overzicht. Praktische handvatten kunnen helpen de basis op orde te krijgen.
- In de procesgerichte organisatie is er behoefte aan meer samenwerking. Goede afspraken kunnen dit faciliteren.
- In de systeemgerichte organisatie is draagvlak de grootste behoefte. Ondersteunen van goed opdrachtgeverschap en organiseren van commitment kan hieraan bijdragen.
- In de ketengerichte organisatie is behoefte aan innovatie. Meer grip op landelijke ontwikkelingen en centrale voorzieningen wordt als belangrijke voorwaarde gezien.
Taakgerichte ondersteuning
Een taakgerichte organisatie is gebaat bij ondersteuning tijdens het verkrijgen van overzicht van gegevensstromen. Als er overzicht is, kan er een begin gemaakt worden met het inrichten van een terugmeldproces. Bij ondersteuningsmiddelen ligt de nadruk dan ook op het 'hoe': praktische handvatten en quick wins.
Vaakst genoemde behoeften aan ondersteuning:
- Terugmeldformulieren voor binnengemeentelijk gebruik.
- Handvatten om terugmeldbewustzijn te bevorderen.
- Handreiking inrichten terugmeldproces.
Procesgerichte ondersteuning
In de procesgerichte organisatie is terugmelden ingericht in de zogenaamde 'binnenste ring'. Bronbeheerders koppelen basisregistraties onderling en melden onderling terug. Interne samenwerking en met externe partners moet bestendigd worden met afspraken om terugmelden in de organisatie te laten 'landen'.
Vaakst genoemde behoeften aan ondersteuning:
- Mogelijkheden ervaringen te delen met andere gemeenten.
- Paragraaf over terugmelden in overeenkomsten werk- en beheerafspraken met samenwerkingsverbanden.
- Best practices van hoe organisatiebreed terugmelden te agenderen.
Systeemgerichte ondersteuning
In de systeemgerichte organisatie is het kwaliteitsmanagement van gegevens in de basis op orde. Om het terugmeldproces systematisch in te bedden is het nodig de meerwaarde te laten zien van gegevenskwaliteit. Dat kan door de gevolgen van foutieve gegevens duidelijk te maken op het gebied van financiën, imago en manuren.
Vaakst genoemde behoeften aan ondersteuning:
- Organiseren van commitment van directie en management.
- Businesscases die het nut aantonen van kwaliteitsbeheer.
- Tool voor monitoring gegevenskwaliteit.
Ketengerichte ondersteuning
Ketengerichte organisaties hebben hun gegevensbeheer goed ingericht. De enige belemmering die zij ervaren voor vernieuwing en verbetering, is gebrekkig zicht op de doorontwikkeling van terugmeldvoorzieningen en het ontbreken van invloed op ontwikkelingen van basisregistraties.
Vaakst genoemde behoeften aan ondersteuning:
- Samen organiseren in de hele keten.
- Gedragen toekomstvisie terugmelden in de keten.
- Structurele uitvraag naar gemeentelijke behoeften en inhoudelijke terugkoppeling van bijeenkomsten regie- en afnemersraden.
