Wanneer kun je als gemeente meedoen met welke collectieve aanbesteding? Dat is sinds kort te zien op de aanbestedingskalender. Alle collectief ingekochte of samen ontwikkelde producten en diensten moeten ook beheerd worden. Dat gebeurt door het Servicecentrum Gemeenten, een dienst van VNG Realisatie.
Door: Marieke Vos
"De belangrijkste reden om samen in te kopen en samen te beheren is wat mij betreft kennis. Het is moeilijk voor gemeenten afzonderlijk om kennis van IT-inkoop en contractmanagement te werven of in te kopen, ook voor een gemeente als Amsterdam. Als je dit op één plek doet, dan kun je die expertise wel in huis hebben en houden," zegt Maarten Bruinsma, manager ondersteuning primair proces ICT in de gemeente Amsterdam. Hij noemt nog een reden om collectief in te kopen: aansluiten bij ontwikkelingen rondom Common Ground en GGI. "Als je samen inkoopt, dan borg je automatisch dat wat je aanschaft werkt volgens de open standaarden die we hebben afgesproken. Samen inkopen borgt dus ook dat gemeenten met die open standaarden digitaal kunnen samenwerken."
Aanbestedingskalender
"Het is voor gemeenten voordelig om gezamenlijk in te kopen, in termen van geld en kwaliteit. Bovendien is er meer kennis beschikbaar als er wordt meegedacht vanuit verschillende gemeenten. Het scheelt iedereen ook veel werk als we dit samen doen," zegt Mari Schippers, manager ICT Beheer van de gemeente Rotterdam. Sinds kort kunnen gemeenten op een aanbestedingskalender zien welke aanbestedingen en andere collectieve inkoop gepland is. Voor 2019 staan de aanbesteding voor multifunctionele printers, standaard software (zoals softwarelicenties voor kantoorautomatisering) en een onderzoek of het zinvol is om end user devices (zoals tablets) collectief in te kopen. Patrick Sipman, bij VNG Realisatie verantwoordelijk voor gezamenlijke inkoop: "We zetten de voorgenomen aanbestedingen op de kalender, zodat gemeenten kunnen zien wanneer ze waaraan kunnen meedoen. Daar kunnen gemeenten dan rekening mee houden als de contracten met hun leveranciers aflopen." De aanbestedingsplicht maakt dat gemeenten moeten hebben deelgenomen aan een collectieve aanbesteding om gebruik te kunnen maken van het collectieve contract dat erna wordt gesloten. Patrick Sipman: "Voor end user devices onderzoeken we of we op een andere wijze kunnen inkopen zodat gemeenten ook later nog kunnen instappen."
Aansluiten bij Common Ground
Mari Schippers denkt dat de aanbestedingskalender gaat helpen om met nog meer gemeenten in te kopen: "Het is handig als je weet welke dingen er op landelijk niveau gestart worden. Als er bij ons een contract afloopt, dan kan ik daar rekening mee houden. Contracten lopen zelden af op het moment dat een collectieve aanbesteding wordt gestart, maar als je weet dat het er aankomt dan kun je bijvoorbeeld meedoen met de aanbesteding en kun je later gebruikmaken van het collectieve contract." Maarten Bruinsma: "Het is goed dat de aanbestedingskalender er is, maar we moeten hem nog verder uitwerken. Het zou goed zijn als er meer visie komt op wat we de komende jaren collectief gaan inkopen, aansluitend bij Common Ground." Daarnaast zou hij graag zien dat het mogelijk wordt voor gemeenten om op verschillende niveaus in te kopen, zodat meer gemeenten kunnen deelnemen. "Als je bijvoorbeeld een hostingdienst gaat inkopen, dat je kunt kiezen voor de complete dienst, een platform of losse services."
Samen beheren
Als een product of dienst collectief is aanbesteed, dan moet het contract worden beheerd en leveranciersmanagement worden ingericht. Daarvoor is er het Servicecentrum Gemeenten, een dienst van VNG Realisatie. Hierin worden alle collectief ingekochte producten en diensten ondergebracht. En ook toepassingen die gemeenten samen ontwikkelden, zoals de Stembureau app. Marc Maas, verantwoordelijk voor het servicecentrum: "De vier grote gemeenten ontwikkelden de Stembureau app en veel meer gemeenten gaan die nu gebruiken. Het is niet het werk van de grote gemeenten om deze app voor alle gemeenten te gaan beheren, daarom dragen ze dat over aan de VNG." Hetzelfde zal gebeuren met andere collectief ontwikkelde voorzieningen. Het servicecentrum wordt het aanspreekpunt van de beheerorganisaties van gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden, het gaat dus niet zelf de eindgebruikers bij gemeenten ondersteunen. Maas: "Naast contract- en leveranciersmanagement doen we ook incidentenmanagement. Diensten die gemeenten afnemen worden steeds meer gestapeld. Kijk maar naar de telefonische bereikbaarheid. Dat gaat over het +14-nummer, over GT vast en GGI-Netwerk als gemeenten daaraan meedoen. Als daar een storing is, dan zoeken wij voor gemeenten uit in welk onderdeel de verstoring is en nemen wij contact op met de desbetreffende leverancier."
Een groot voordeel van gezamenlijk beheer is volgens Maarten Bruinsma dat gemeenten gezamenlijk strategisch leveranciersmanagement kunnen inrichten. "We kunnen dan als gemeenten gezamenlijk overleg voeren met leveranciers, om hun strategische agenda's te laten aansluiten op die van ons. Samen staan wij sterker dan als wij afzonderlijk overleggen met de strategische leveranciers."
Meer informatie
Op de website van het servicecentrum kunnen gemeenten inloggen en zien welke producten en diensten ze op dit moment collectief afnemen. Ook kunnen ze er vragen stellen en incidenten melden.
Foto: Dit team werkt vanuit VNG Realisatie voor gemeenten aan collectieve inkoop en beheer.
