Gezamenlijk aanbesteden bespaart niet alleen tijd, maar ook geld. Servicepunt 71 heeft dat goed begrepen. De organisatie, die voor vier gemeenten in de Leidse regio de ICT-voorzieningen verzorgt, is al jaren een trouw deelnemer aan gemeenschappelijke, gemeentelijke aanbestedingen.
Door: Frits de Jong
OT2006. Het is een term die veel mensen in en rond de overheid waarschijnlijk nog wel iets zegt. Het is een term die staat voor Overheidstelecommunicatie 2006, een programma dat in de periode 2006 tot 2008 (gezamenlijke) Europese aanbestedingen verzorgde voor (landelijke) overheden op het gebied van telefonie- en datacommunicatiediensten. Het programma was succesvol en werd in mei 2008 bekroond met de ICT Aanbesteding Award, onderdeel van de Nationale ICT Awards. Ruim een decennium later lijkt er niet veel te zijn veranderd. (Europese) aanbestedingstrajecten op het gebied van telefonie- en datacommunicatiediensten worden nog steeds gezamenlijk opgepakt, met dit verschil dat het nu vooral de gemeenten zijn die de dans leiden. Dat verschil is ook zichtbaar in de tenaamstelling: Gemeente Telecommunicatie. Inmiddels zijn verschillende GT-aanbestedingen de revue gepasseerd of staan in de steigers: GT Microsoft, GT mobiele communicatie, GT Vaste Communicatie, GT Multi funtional printing, GT Software Broker en GT Connect.
Ontzorgen
Wim Langezaal kent ze allemaal. Bijna alle aanbestedingstrajecten onder OT2006 en GT heeft hij bewust meegemaakt. "Alleen het perceel van de bedrijfstelefooncentrale onder OT2006 hebben we zelf aanbesteed", aldus Langezaal, die servicemanager ICT is binnen het Servicepunt 71. "Dat is een regionale samenwerking van vier gemeenten: Leiden, Oegstgeest, Zoeterwoude en Leiderdorp. Als Servicepunt 071 verzorgen wij alle ICT-voorzieningen binnen de regio in samenwerking met vooral de informatiemanagers van de aangesloten gemeenten. Die informatiemanagers bundelen de vragen die leven binnen de gemeenten en vervolgens bekijken wij of het geïmplementeerd kan worden in het netwerk." Langezaal is goed te spreken over de verschillende GT-trajecten. "Het grote voordeel is dat gemeenten ontzorgd worden en je het beste krijgt voor de laagste prijs. Dat laatste is voor ons erg belangrijk, evenals de waarborg dat de bedrijfsvoering gecontinueerd wordt. Als je alles zelf moet onderzoeken kost dat veel tijd en energie. Nu wordt dat voor je gedaan."
Als Wim Langezaal het heeft over de verschillende GT-trajecten, dan ziet hij eigenlijk louter voordelen. Oké, er zijn nog wel een paar wensen. Bijvoorbeeld op het gebied van telefonie. "Zo zou de gemeente Leiden graag zien dat er een open vraag- en spraakherkenning zou komen, maar dat is iets wat we in onze huidige telefooncentrale niet meer zullen implementeren. Dat kan je beter in de nieuwe situatie neerzetten, bij GT Connect", aldus Langezaal, die blij is met de rol van VNG. "Zij zitten dicht op de markt en kunnen snel schakelen. Dat zie ik echt als groot voordeel. Ik hoop alleen dat de implementatie van GT Connect voortvarend gaat. Ik heb een klein beetje de angst dat die implementatie niet zo snel gaat als wij willen, waardoor we mogelijk achter de feiten aanlopen."
Zaaksystemen
Een van de voordelen van GT Connect is dat het relatief gemakkelijk gekoppeld kan worden met al aanwezige zaaksystemen. Volgens Wim Langezaal hebben ook de inwoners van de aangesloten gemeenten daar direct baat bij. "De inwoners zullen merken dat medewerkers van onze gemeenten al veel informatie over hen hebben verzameld en dat, dankzij bijvoorbeeld nummerherkenning, bij de hand hebben op het moment waarop die inwoner telefonisch contact opneemt met ons. Dat betekent dat inwoners niet meer voortdurend dezelfde informatie hoeven aan te reiken en dat scheelt weer enorm veel irritatie. Sowieso zullen de werkzaamheden bij gemeenten diverser worden. Zo zal de medewerker van klantcontactcentrum (KCC) meer allround worden omdat hij of zij niet meer alleen telefoontjes afhandelt en in zaaksystemen klopt, maar zich ook bezighoudt met social media. Die diversiteit aan werkzaamheden zal het voor de werknemer alleen maar leuker maken."
