Niemand wil onnodige administratieve lasten, maar toch zijn ze er. Het Ketenbureau i-Sociaal Domein werkt samen met gemeenten en zorgaanbieders om administratieve lasten in het sociaal domein structureel terug te dringen.

Door: Marieke Vos

Het zal niemand ontgaan zijn dat er veel te doen is over regeldruk in de zorg. De administratieve lasten zijn hoog en de decentralisaties in het sociaal domein hebben het er niet overzichtelijker op gemaakt. Waar een zorgaanbieder voorheen afspraken maakte met een regionaal zorgkantoor, moeten nu contracten worden gesloten met soms wel tientallen gemeenten. Het is een complex veld van 355 gemeenten en meer dan 8.000 zorgaanbieders. Als die allemaal hun eigen systematiek van contractering, facturering en verantwoording zouden hanteren, dan zou de administratieve last niet te overzien zijn. Daarom worden er afspraken over de administratie gemaakt, door gemeenten en zorgaanbieders samen. Dat wordt begeleid door het Ketenbureau i-Sociaal Domein.

Vermijdbare lasten

Het Ketenbureau is een zelfstandige organisatie van zorgaanbieders en gemeenten. Het richt zich op het verminderen van vermijdbare administratieve lasten. Maar wat is 'vermijdbaar'? "Dat is de kern van de discussie. Als je zorg levert, dan is het onvermijdelijk dat je daarvoor een declaratie bij de gemeente indient. Maar het is misschien wel vermijdbaar om die declaratie heel ingewikkeld te maken, met allerlei extra gegevens die je erbij moet leveren. Het is ook vermijdbaar dat elke zorgaanbieder en elke gemeente zijn eigen manier van declareren heeft. Daarom standaardiseren we deze communicatie", zegt Martijn Leisink, bestuurlijk adviseur van het Ketenbureau en hiervoor onder meer wethouder in Arnhem. Hij vertelt samen met Karin van Gelderen, interim projectdirecteur van het Ketenbureau, over wat het bureau doet voor gemeenten en zorgaanbieders.

Ecosysteem van partners

Het Ketenbureau kreeg onlangs een nieuwe structuur en bemensing. Er werken nu twintig mensen (13,6 FTE) in drie teams, vertelt Van Gelderen. Het team beheer & realisatie onderhoudt het contact met de ketenpartners, het team regie & ontwikkeling houdt zich bezig met projecten zoals nieuwe administratieprotocollen en het team implementatie & advies ondersteunt gemeenten en zorgaanbieders onder andere bij de invoering van nieuwe standaarden. Het Ketenbureau werkt in een ecosysteem van partners, zoals het Zorginstituut Nederland, het Inlichtingenbureau en Vecozo. Zorginstituut Nederland maakt en beheert de iStandaarden voor het administratieve proces, in opdracht van het Ketenbureau. Gemeenten gebruiken die standaarden in hun berichtenverkeer met zorgaanbieders en dat berichtenverkeer loopt via het Gemeentelijke Gegevens Knooppunt (GGK), dat wordt beheerd door het Inlichtingenbureau. Het GGK 'praat' met het gegevensknooppunt dat zorgaanbieders gebruiken en dat wordt beheerd door Vecozo. De stuurgroep i-Sociaal Domein is opdrachtgever van het Ketenbureau en neemt beslissingen over de activiteiten die het Ketenbureau onderneemt. In de stuurgroep zijn gemeenten en zorgaanbieders vertegenwoordigd, zoals de VNG, Actiz, GGZ Nederland, Jeugdzorg Nederland, Federatie Opvang en VGN.

Legitieme wens, forse lasten

Leisink: "Geen enkele organisatie neemt zich voor om administratieve lasten te veroorzaken, maar toch ontstaan ze bijna altijd. Dat komt als er een grote afstand is tussen organisaties, zodat zij niet van elkaar weten welke effecten hun wensen hebben", stelt hij. Die wens kan heel legitiem zijn, bijvoorbeeld een gemeente die elke week inzicht wil in de werkvoorraad van een jeugdzorgaanbieder, zodat er informatie komt over wachttijden. Maar als die jeugdzorgaanbieder deze informatie niet snel uit zijn systemen kan halen, dan moeten medewerkers handmatig staatjes inleveren en dan heb je dus als gemeente, zonder dat je het weet, een forse administratieve last gecreëerd. "Als wij partijen bij elkaar brengen en dit bespreken, dan blijkt het helemaal niet zo moeilijk om consensus te bereiken. Meestal zijn partijen het redelijk met elkaar eens en komen we tot afspraken over welke gegevens echt nodig zijn en welke kunnen worden weggelaten."

Dat bij elkaar brengen van partijen gebeurt onder meer in regiosessies. Voor de vaststelling van de standaard administratieprotocollen voor de Wmo en Jeugdzorg ging dat om meer dan 700 mensen van 268 zorgaanbieders en 194 gemeenten. In 15 bijeenkomsten stelden zij samen vast welke issues en knelpunten er zijn in de communicatie tussen gemeenten en zorgaanbieders en wat er in de standaard administratieprotocollen moet komen. Het gaat grotendeels om afspraken die het administratieproces stroomlijnen, vertelt Van Gelderen. "Er zijn in de nieuwe protocollen keuzes gemaakt. Bijvoorbeeld: nu is het zo dat zorgaanbieders bij sommige gemeenten per 4 weken moeten declareren, terwijl andere gemeenten een periode van een maand hanteren. In de nieuwe standaard administratieprotocollen kiezen we voor declareren per maand. Voor zorgaanbieders wordt het dan eenvoudiger."

Standaarden in de software

Het gehele pakket aan keuzes en wijzigingen die in de nieuwe standaard administratieprotocollen staan, moet eind 2020 verwerkt zijn in de berichtenuitwisseling voor de Wmo en de Jeugdzorg (in de zogeheten iStandaarden voor deze berichtenuitwisseling). De exacte planning en implementatiestrategie worden nog opgesteld, in nauw overleg met de ketenpartners. Minister Hugo de Jonge heeft de iStandaarden verplicht gesteld (zie het nieuwsbericht op Rijksoverheid) voor alle gemeenten en zorgaanbieders. Maar er is meer nodig om ervoor te zorgen dat alle partijen deze standaarden daadwerkelijk kunnen gebruiken, vertellen Van Gelderen en Leisink. "We hebben nauw overleg met leveranciers, want zij moeten deze standaarden vertalen in de software die gemeenten voor hun administratie gebruiken", vertelt Leisink. Daarnaast ondersteunt het team implementatie & advies van het Ketenbureau gemeenten en zorgaanbieders bij het toepassen van de iStandaarden en de nieuwe standaard administratieprotocollen.

Van transitie naar transformatie

De decentralisatie van taken in het sociaal domein was in eerste instantie een transitie voor gemeenten. Nu die overgang min of meer is afgerond, gaat de volgende fase in: die van een transformatie. Waarin gemeenten hun taken in het sociaal domein meer integraal aanpakken. Dat gaat om veel meer dan een standaardisatie van werkprocessen en berichtenverkeer tussen gemeenten en zorgaanbieders, zegt Van Gelderen: "Ik was op een bijeenkomst in Drenthe en daar bleek dat gemeenten buiten het berichtenverkeer om allerlei extra gegevens aan zorgaanbieders vragen. Toen duidelijk werd welke regeldruk dat bij die aanbieders veroorzaakt, ging men nadenken hoe deze informatie uit het berichtenverkeer gehaald kan worden en of het überhaupt nodig is om deze informatie te krijgen. Eigenlijk gaat het dan om gedragsverandering: je bewust worden van je gedrag en dat aanpassen. Dat is veel meer dan een transitie, dat is een transformatie. Een transformatie die gemeenten èn zorgaanbieders doormaken", zegt Leisink: "Zorgaanbieders moeten hun systemen zo inrichten dat ze de administratieve informatie kunnen geven die gemeenten nodig hebben. Gemeenten moeten afwegen waar ze hun beleidsvrijheid voor willen gebruiken. Niet voor de details in de administratie, want er is weinig reden om dit niet volgens de standaard te doen. Dat scheelt euro's aan administratieve lasten, die ingezet kunnen worden voor inwoners, via de Wmo en in de jeugdzorg. Dat is waar we dit allemaal voor doen."

Infographic van het vaststellen van de standaard administratie protocollen

huisstijl Ketenbureau i-Sociaal Domein

Infographic: Het vaststellen van de standaard administratie protocollen. (Beeld: TOFF-producties)

Foto bovenaan de pagina: Alle medewerkers van het Ketenbureau i-Sociaal Domein. (Foto: TOFF-producties)

De nieuwe huisstijl van het Ketenbureau i-Sociaal Domein is ontworpen door Marc van Bokhoven.