Wim Stolk is voorzitter van de Expertgroepen GEMMA en NORA, Arnoud Quanjer is informatiearchitect bij VNG Realisatie en heeft zitting in beide expertgroepen. Alle twee zijn ze licht allergisch voor de zinsnede 'de basis op orde'. Stolk: "Je hoort het zo vaak dat het gevaar erin zit dat het niks meer betekent. Maar eigenlijk omschrijft dat zinnetje precies de noodzaak van gegevensmanagement. Zonder gegevens geen bestuur, en andersom: met goed bestuur creëer je goede gegevens."
Door: Quita Hendrison
Het klinkt best saai, gegevensmanagement. Abstract wellicht. Maar er is geen overheidsorganisatie die zich niet voor kwesties gesteld ziet waarin gegevens en gegevenskwaliteit een hoofdrol spelen. Voor alle vraagstukken die nu op de bestuurstafels liggen - datagedreven werken, de AVG, de Wet open overheid, de Omgevingswet, enzovoort - voor al die kwesties is de vraag: kan ik bij mijn gegevens en zijn ze van de kwaliteit die nodig is? En weet ik van wie de gegevens zijn en waar ze zijn opgeslagen? Dat alles schreeuwt om gegevensmanagement.
Met GEMMA (Gemeentelijke Modelarchitectuur) en NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) beschikken overheidsorganisaties over een organisatie-inrichting, producten en handreikingen om de noodzakelijke grip op gegevens te vergroten. Op dit moment is vanuit NORA de eerste handreiking gegevensmanagement opgeleverd en is men bij GEMMA alweer met versie drie bezig. Stolk: "In 2014, 2015 kwam de eerste publiceerbare versie van GEMMA. De gemeenten waren vanaf het begin samen verantwoordelijk voor de inhoud. Met VNG Realisatie kwam daar nog een professionaliseringsslag eroverheen. Nu is het referentiearchitectuur. En waar vroeger de focus letterlijk op de basis lag, namelijk op de basisregistraties, hebben we nu ook de governance, het management van die registraties opgepakt."
Samen
Quanjer onderstreept het belang van de expertgroepen: "We zijn allemaal ambtenaar en hebben allemaal hetzelfde doel: inwoners en ondernemers faciliteren. Dienstverlening dus. Liefst niet zomaar, maar efficiënt, goed en slim. Je wilt de goede dingen doen voor de burger, je wilt datagedreven werken en je business intelligence kunnen doen en daar zinnige resultaten uit krijgen. Dit doen we in de expertgroepen door ervaringen en best practices uit te wisselen: we hebben al zoveel ervaring binnen de overheid. Tijd om samen op te trekken! Parallel daaraan dwingt de Rijksoverheid meer en meer tot hergebruik van gegevens, tot 24/7 dienstverlening en tot transparantie. Dat kun je allemaal niet in je eentje bolwerken; dat vereist samenwerking binnen je gemeente, met andere gemeenten, binnen de ketens. Laten we dat slim doen en niet alles opnieuw uitvinden. Niet overal anders omgaan met de levering van paspoorten bijvoorbeeld. Wat doe jij slimmer en wat kan ik van jou leren? Zo zijn we bij elkaar gekomen."
"Daarnaast willen we gemeenten bewust maken van de gegevens die ze hebben; en dat dat een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen is. Als je daar niet over in control bent, kun je nooit de wet- en regelgeving uitvoeren die op je afkomt. En dat wordt alleen maar meer. Denk aan de verordeningen vanuit Europa die hier meteen wetgeving zijn zoals de AVG, Single Digital Gateway, enzovoort. Data niet op orde? Dan kost het je hele grote inspanningen, en dus geld, om daar goed uitvoering aan te geven. Als je tijd steekt in het op orde brengen van de gegevenshuishouding en informatievoorziening, is het veel makkelijker om compliant te zijn aan wetgeving en aan de wensen van burgers."
Complex
De wetmatigheden van gegevensmanagement zijn niet nieuw: gegevens ontsluiten bij de bron, bevraag de klant niet tweemaal met dezelfde vraag, wees prudent met privacygevoelige gegevens. Quanjer: "Dat zijn prima principes, maar er zat niet al te veel druk achter. Nu, met al die verordeningen en het tempo waarmee ze op ons afkomen is die druk er wel. De AVG kent zelfs een sanctiebeleid. Als je nu je gegevensmanagement niet op orde hebt, heb je er een zware dobber aan om de AVG te implementeren. We hebben simpelweg te veel gegevens om ze niet op orde te hebben."
Stolk vervolgt. "Gemeenten hebben zoveel taken dat je overzicht nodig hebt om dat werk te kunnen uitvoeren. En de vragen liggen er al in overvloed: 'ik heb een Wob-verzoek, wat heb je daarmee gedaan gemeente?' En hoe zit het met je verwerkingsregister; wie buiten de gemeente verwerkt welke gegevens, en wie doet dat intern en met welke doelbinding? Achter die simpele eis 'de basis op orde' ligt een complexe wereld. Begin daarom klein, maar doe het nu. Het maakt niet uit welk register je eerst aanpakt. We begonnen ooit met gegevens uit de basisregistraties. Als je echt op weg bent is het tijd om ook de registraties daar omheen, de sectorale registraties op orde te krijgen: je inkomensadministratie, je uitkeringen, je leerlingenvervoer, et cetera. Daar zitten allemaal privacygevoelige gegevens in. Daarnaast wordt er tegenwoordig veel gedaan met business intelligence en artificial intelligence op gegevens en daarmee hogere eisen gesteld aan de kwaliteit. Er is veel meer noodzaak om gegevens te classificeren dan vroeger. Als gemeente moet ik voor de AVG inzicht geven welke gegevens van een persoon ik heb geregistreerd, voor welk doel en met wie ik ze uitgewisseld heb. Je moet een gegevenscatalogus voor je hele organisatie hebben, van personen en objecten. Ik denk dat er nu geen gemeente is die dat 100 procent op orde heeft. Er zijn er wel die goed onderweg zijn, en gemeenten die vroeg zijn begonnen hebben voorsprong."
Motivatie
Je kunt je afvragen of de AVG wel 100 procent uitvoerbaar is binnen een informatiesysteem; of je wel volledig compliant kunt zijn. Quanjer: "Het belangrijkst voor nu is bewustwording en bewustzijn. Als ik mijn datagedreven ambitie wil uitvoeren moet ik weten welke gegevens ik heb, waar ik ze heb, van welke kwaliteit ze zijn en hoelang ik ze moet bewaren. Op dat laatste, duurzame toegankelijkheid, zijn onze systemen helemaal nog niet ingericht. Vanuit VNG Realisatie gaan we daar opnieuw naar kijken. Blijven we alles overpompen naar e-depots en duwen we zo de verantwoordelijkheid voor de beschikbaarheid van ons af? Of zorgen we er aan de bron voor of je gegevens beschikbaar hebt en houdt."
De expertgroepen verzamelen ervaringen en inzichten en delen die. Stolk: "Er is veel kennis en bewezen praktijk bij gemeenten en evenveel intrinsieke motivatie. Zij brengen input in en die vertalen wij naar de GEMMA-katernen. Dat is prettig omarmd door de NORA en dat heeft weer als voordeel dat grote uitvoeringsorganisaties als de Belastingdienst en UWV daarbij zitten en die denken ook al lang na over hoe zij intern hun gegevenshuishouding moeten regelen. We hebben immers allemaal dezelfde uitdaging, we hebben allemaal gegevenscatalogi, en we denken allemaal na over één keer registreren bij de bron en vervolgens hergebruiken."
Controle
Quanjer komt nog even terug op het belang van bewustzijn. "Medewerkers en management maken het verschil. Als er geen bewustzijn is bij medewerkers en geen draagvlak vanuit het management om ruimte te maken voor gegevensmanagement kun je het vergeten. Daarom hebben we GEMMA- en NORA-handreikingen op zowel tactisch als strategisch niveau. We moeten aan de bestuurder duidelijk kunnen maken waar hun gegevensexperts mee bezig zijn: wat schiet je ermee op, wat lost het op? Je wilt als bestuurder beter, efficiënter, veiliger en inclusiever de gemeente kunnen bedienen. Controle hebben over de manier waarop je communiceert en bestuurt. Dat kan alleen als de kwaliteit van je gegevens goed is." "Gegevensmanagement inrichten is niet sexy," weet Stolk. "Het heeft niet voor elke bestuurder prioriteit; 'ik richt me liever op het DSO…' Prima, maar het zou zomaar kunnen dat dat met de manier waarop je nu je gegevens georganiseerd hebt onnodig ingewikkeld en duur is. Wij zeggen: liever eerst wat aandacht voor de gegevenshouding, want dat heb je nodig voor de rest."
Common Ground - processen los van gegevens, gegevens bij de bron - gaat zeker helpen. Maar dat is een transformatie die jaren gaat duren. Quanjer: "Je kunt er wel al op anticiperen. Net zoals je nu al kunt sturen op open source zodat je algoritmes transparant kunt maken. En je kunt er rekening mee houden in je opdrachtgeverschap naar leveranciers: neem de regie en weet zelf wat je nodig hebt om te kunnen voldoen aan wetgeving."
Tot besluit willen beide heren benadrukken dat gegevensmanagement niet defensief is of een lapmiddel om niet vast te lopen. "Het maakt ook innovatie mogelijk, denk aan de ontwikkelingen in de smart city's die drijven op gegevens. Samengevat: een goede gegevenshuishouding is de enabler voor alle doelstellingen die je hebt als overheid. Want inefficiënte gegevens, betekent inefficiënte uitvoering. Of positiever gesteld: good data is good governance."
