Oude systemen hinderen ons als we willen vernieuwen. Maar elke keer als we iets nieuws maken, creëren we er een systeem bij dat misschien wel de legacy van de toekomst is. Wat doen we daaraan? Wat vaker luisteren naar kikkers.
We hebben er allemaal mee te maken: legacy. Het is een term uit de informatietechnologie die staat voor oude systemen. Maar het gaat wat mij betreft over meer dan computersystemen. Ook organisaties en zelfs staten hebben legacy. Als je iets nieuws begint, een organisatiestructuur bijvoorbeeld, dan creëer je eigenlijk altijd legacy. Want organisaties en systemen hebben de neiging om als ze eenmaal bestaan, zichzelf in stand te houden en te groeien.
Is dat erg? Ja, want we hebben er last van. Legacy zijn systemen die ooit werden ingericht omdat ze pasten bij de vraagstukken van hun tijd, maar nu hinderen ze ons als we willen vernieuwen. Dat is niet altijd erg, soms is voorspelbaarheid belangrijk. Bijvoorbeeld als het gaat om wetgeving, zodat iedereen weet welke regels de komende jaren gelden. Maar legacy maakt minder wendbaar en dat is vooral voor de lokale overheid een probleem. Die wil immers kunnen inspelen op veranderingen in de samenleving en dat is heel moeizaam met oude structuren.
We kunnen daar wat aan doen. We kunnen bij het creëren van nieuwe structuren ervoor waken dat die geen legacy worden. Bijvoorbeeld door nieuwe projecten, teams en zelfs regelgeving een einddatum te geven. Op die datum vervalt het en gaan we opnieuw bekijken wat nodig is. Een ander voorbeeld: we zouden kunnen kiezen voor een modulaire opbouw van onze organisaties, zoals in de bouwwereld gangbaar aan het worden is. Je bouwt een structuur met modules, die je als het gebouw niet meer nodig is in een andere constellatie kunt gebruiken. Dat is de gedachte achter Common Ground. Daarmee voorkom je legacy.
Ik probeer met een frisse blik naar mijn eigen organisatie te kijken om erachter te komen wat we anders kunnen doen, maar dat is best lastig als je er al een tijdje werkt. Kent u die grap over twee vissen in een vijver, waar een kikker bij springt? De kikker vraagt: "Hoe is het water jongens?" De vissen kijken hem niet begrijpend aan: "Wat de f*** is water?" Ik probeer mijzelf regelmatig af te vragen of ik dingen doe omdat ik ze altijd zo gedaan heb, of omdat ze nog steeds relevant zijn. Maar als 'vis' kan ik die vraag niet altijd beantwoorden. Want ik zwem al zo lang in deze omgeving dat ik zelf soms niet meer zie wat er anders kan. Daarvoor hebben we af en toe een kikker nodig die de goede vraag stelt. Oók om te voorkomen dat we zèlf legacy worden.
De gemeentesecretaris van de Plus 1-gemeente
