In de moderne gemeentelijke organisatie is het van groot belang om je digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. De behoefte aan handvatten voor het zoeken en vinden van informatie in en over systemen en organisaties neemt alleen maar toe. Én de wetgeving vraagt erom. Denk alleen al aan de Wet open overheid, de AVG en de Omgevingswet. Er is al veel geschreven wát gemeenten moeten doen. Maar de vraag blijft: hoé doe je dat in de praktijk? Het project Duurzaam Toegankelijk Op Orde (DTOO) gaat het 'hoe' van digitaal duurzaam toegankelijk werken invullen door een aantal praktijkbeproevingen. Die gaan we uitvoeren met koplopergemeenten.

Door: Quita Hendrison

Er zijn vijf projecten:

  1. Archiving by design: hoe kun je het archiefproces gestroomlijnd vormgeven vanaf het ontstaan van het document tot en met vernietigen of permanent bewaren?
  2. Preservatie: hoe zorg je ervoor dat informatie wat betreft vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag toegankelijk blijft?
  3. Zoeken en vinden van informatie : in Zaaksystemen, DMS-en, RMA's, Taakspecifieke applicaties en e-Depots worden grote hoeveelhedeninformatie opgeslagen. Hoe kunnen we gestandaardiseerd zoeken en ontsluiten?
  4. Tonen van informatie: niet alle gegevens mogen in het kader van de AVG getoond worden. Hoe sla je dan gegevens op en hoe ga je anonimiseren?
  5. Vernietigen van informatie: moet er nog vernietigd worden als we informatie openbaar maken ondanks de selectielijst?

Marktplaats

Veel gemeenten hebben voor een of meerdere van de hierboven vermelde onderwerpen een en ander al uitgewerkt, of zijn er mee bezig. Om te voorkomen dat elke gemeente opnieuw het wiel gaat uitvinden willen we het materiaal dat er is beschikbaar maken op VNG Forum op een op te zetten 'marktplaats', zodat we die onderling als gemeenten met elkaar kunnen delen.

Koplopergemeente worden?

Of heeft u materiaal voor de marktplaats? We gaan in kleine groepen (maximaal 3 koplopergemeenten per project) met elkaar uitwerken hoe we als gemeenten met het beschikbare materiaal verdere stappen kunnen zetten met duurzame toegankelijkheid. Ook koploper worden? Of heeft u materiaal voor de Marktplaats?