In Rotterdam zit het Servicecentrum Gemeenten. Het SCG, onderdeel van VNG Realisatie, is de vraagbaak voor gemeenten die vragen hebben of informatie willen over een van de GT- trajecten of bijvoorbeeld over GGI-Veilig. "Wij moeten ons bewijzen op het moment dat dingen misgaan."

Door: Frits de Jong

'Ik wil binnen onze gemeente een simkaart van de ene opdrachtnemer overzetten naar een andere opdrachtnemer. Welke stappen moet ik daarvoor ondernemen?'; 'Bij de minicompetitie hebben we gegarandeerde indoordekking uitgevraagd. Bij nader inzien blijkt dat er toch technische maatregelen nodig zijn voor de door de opdrachtnemer gegarandeerde indoordekking. Welke spelregels gelden er nu en in hoeverre is onze minicompetitie nu nog geldig?'; 'Onze gemeente doet zelf niet mee aan GT Vast, maar op welke manier kunnen wij meeliften op de buurgemeente die wel van plan is om in te stappen in het GT Vast-trajact? Ik heb gelezen dat dat kan als er sprake is van een samenwerkingsverband. Nu werken wij op bepaalde terreinen nauw samen met die buurgemeente, maar wij zijn wel zelfstandig.' Zie hier een kleine selectie van vragen die de afgelopen maanden zijn binnengekomen bij de mensen die onderdeel zijn van het Servicecentrum Gemeenten. Het SCG, onderdeel van VNG Realisatie, huist in een pand in de binnenstad van Rotterdam en geldt als vraagbaak voor gemeenten die vragen hebben of informatie willen over een van de GT- trajecten of bijvoorbeeld over GGI-Veilig, een onderdeel van de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur, dat ervoor zorgt dat een flink deel van zaken die te maken hebben met gemeentelijke operationele informatiebeveiliging, centraal worden uitgevoerd. Dat gekozen is voor het opzetten van het SCG, heeft te maken met efficiëntie. Door het beheer onder te brengen op één plek, kan de samenhang tussen de verschillende projecten beter worden geborgd. 

Rachelle Barendse is een van de mensen die gemeenten vanuit het SCG te woord staat. In 2016 kwam ze binnen bij VNG Realisatie als bidmanager voor de aanbesteding GT Mobiele Communicatie en sinds twee jaar werkt ze als contractmanager. In die functie probeert ze gemeenten zoveel mogelijk te helpen in de raamovereenkomsten die zij hebben. Barendse ervaart haar werk als erg afwisselend. "De ene dag heb je leveranciersoverleg en zit je met meerdere marktpartijen hoog over te praten over raamovereenkomsten en op andere dagen krijg je vragen vanuit gemeenten die lichtelijk in paniek zijn omdat zij niet meer bereikbaar zijn of omdat zij zelf niet meer kunnen bellen. Daarnaast doen we een stuk managementinformatie om de stuurgroep GT op de hoogte te houden en doen we ook een deel financiële afhandeling van zaken die spelen rondom de raamovereenkomsten richting leveranciers. Dus eigenlijk hebben we een zeer gemêleerd takenpakket en hoeven we ons zeker niet te vervelen."

Op locatie in Rotterdam

Naast Rachelle Barendse wordt de SCG momenteel bemenst door 17 fte. Dat er gekozen is voor een locatie in Rotterdam is volgens Marc Maas goed uit te leggen. Maas is kwartiermaker van het SCG en verantwoordelijk voor het opbouwen van de organisatie. "Dat gekozen is voor Rotterdam heeft meerdere redenen. In de eerste plaats een praktische reden: het pand van de VNG in Den Haag zit al goeddeels vol. De tweede reden is belangrijker, vind ik. De gemeente Rotterdam draagt het Servicecentrum al vanaf het begin een warm hart toe en zag ook direct de noodzaak in om zoiets te organiseren. Zij hebben ruimte en kennis ter beschikking gesteld, zodat wij op een laagdrempelige manier konden starten. Daar zijn wij hen nog steeds dankbaar voor. Een derde reden is dat het ook wel goed is dat VNG in de buurt zit van de praktijk en niet alleen maar op kantoor in Den Haag. Zo wordt in Utrecht bijvoorbeeld een stuk ontwikkeling gedaan voor Common Ground."

Net als Rachelle Barendse is ook Willie Horden contractmanager, maar dan specifiek voor GT Microsoft. "Dat is niet echt een aanbesteding, maar gaat vooral over de overeenkomsten met betrekking tot de juridische en commerciële voorwaarden tussen de VNG en Microsoft." Daarnaast houdt hij zich bezig met het eerste perceel binnen GGI-Veilig, het deel dat zich richt op de dienstverlening rondom SIEM (Security Information & Event Management) en SOC (Security Operations Center). Horden merkt dat met name medewerkers vanuit de wat kleinere gemeenten het SCG goed weten te vinden. "Grotere gemeenten hebben over het algemeen toch meer kennis in huis voor dit soort zaken of weten zelf beter de wegen te bewandelen om die kennis te vergaren. Kleinere gemeenten grijpen eerder naar de VNG en hebben vaak iets van: 'jullie hebben een overeenkomst met Microsoft. Help ons en vertel ons wat daar in staat en hoe wij daar gebruik van kunnen maken'. Ik merk dat gemeenten erg blij zijn met onze rol, ook al is het antwoord niet altijd op waar zij gehoopt hadden. Maar in ieder geval hebben zij dan duidelijkheid. Ik merk dat dat voor gemeenten erg belangrijk is."

Ook Marc Maas merkt dat het SCG in de smaak valt bij gemeenten en dat de bekendheid met de dag groter wordt. "Vaak komen gemeenten bij ons als er bij hen iets misgaat en het is lastig om dat positief voor het voetlicht te brengen. Toch zie ik dat gemeenten ons steeds gemakkelijker weten te vinden en weten ze ons werk ook te waarderen. Wij moeten ons bewijzen op het moment dat dingen misgaan.

Marktpartijen

Een partij waar gemeenten veel mee te maken hebben, zijn marktpartijen. Leveranciers. Merken zij iets van de aanwezigheid van SCG? Maas: "Voor hen verandert er ogenschijnlijk niet al te veel. Wij zijn een afdeling van de VNG en dus wat dat betreft blijven zij gewoon met de VNG in gesprek. Ook al is de naam dan anders. Wat marktpartijen wel steeds meer merken is dat gemeenten dingen meer in samenhang en gecoördineerd oppakken. Je ziet ook al marktpartijen bij wie meerdere contracten een rol spelen. Daar zie je de eerste voordelen al ontstaan. Zeker naarmate het SCG groter wordt, zie je dat vanuit de kant van de marktpartijen de herkenbaarheid groeit. Die zien dat het werk steeds vaker op een meer uniforme manier wordt gedaan. Bovendien beginnen ze te wennen aan onze manier van werken." 

Nu we het toch over voordelen hebben: in hoeverre levert deze manier van werken ook financieel voordeel op? Doet het dat? Maas kan daar wel iets over zeggen. "Jazeker kun je besparen door op deze manier te werken. Daarnaast krijg je ook een duidelijker positie naar leveranciers toe. Dat betekent ook dat je wel eens een keer 'vervelend' moet zijn richting die partijen en hen er op moet wijzen dat ze moeten leveren wat is afgesproken. Ik ervaar dat marktpartijen ons daar steeds vaker serieus in nemen. Daar zit wat mij betreft de meeste winst. Door te laten zien dat je een uitermate professionele contractmanagementclub/leveranciersmanagementclub hebt staan die zeer operationele kennis heeft van de producten en diensten, weet hoe de markt werkt en in staat is om het spel met de leverancier goed te spelen. Daarnaast boek je winst door het organiseren van één voorkant voor gemeenten."

Fora

Als je, zoals Rachelle Barendse en Willie Horden, in de afgelopen weken en maanden al tig vragen hebt langs zien komen, dan kan het niet anders of daar zitten dubbele vragen bij. Dezelfde vragen die vanuit verschillende gemeenten op het SCG zijn 'afgevuurd'. "Dat klopt", zegt Horden. "Gelukkig zijn wij niet de enige plaats waar gemeenten terechtkunnen met hun vraag. Er zijn verschillende fora van de VNG waar zij ook hun vraag kunnen stellen. Je ziet op die fora dat er ook steeds meer interactie is tussen gemeenten onderling. Dat er iemand vanuit een gemeente een vraag stelt op een forum en andere gemeenten denken: 'daar loop ik ook tegenaan'. Dat is een mooi bijeffect van die fora."

Issues die veel en vaak terugkomen, of direct via het SCG of via de fora van de VNG, worden meegenomen in de gesprekken die het SCG heeft met betrokken marktpartijen. "Die gesprekken zijn de momenten waarop wij richting de leveranciers kunnen communiceren over bepaalde problemen", zo laat Rachelle Barendse weten. "Dat wij bijvoorbeeld drie of vier keer vanuit verschillende gemeenten hebben gehoord dat iets niet werkt of niet goed werkt. Die gesprekken zijn een goed moment om dat te bespreken. Maar dan is het wel zaak dat wij afweten van die issues en dat ook kunnen aankaarten."