De aanstaande softwarerelease 3.0 van de iStandaarden iWmo en iJw heeft grote impact op de processen en de bedrijfsvoering bij gemeenten en zorgaanbieders. Gemeenten die nog niet zijn gestart met de voorbereidingen wordt geadviseerd snel aan de slag te gaan. Wie wacht op anderen gaat niet klaar zijn voor de wijzigingen die ingaan op 1 januari 2021.

Door: Karina Meerman

Gemeente Leeuwarden is al een heel eind op weg met de voorbereidingen voor release 3.0, zegt Femmina Meijerhof. Zij is senior gegevensbeheerder bij de sector Strategie en Bedrijfsvoeringdienst Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden. "Ik was deelnemer aan de referentiegroepen die voorafgingen aan release 3.0. Daardoor wist ik precies wat er op ons afkwam." Meijerhof vreest dat veel gemeenten het werk onderschatten. "Eerdere releases van iStandaarden iWmo en iJw hadden niet zo'n gevolgen voor de bedrijfsvoering", licht zij toe. "De softwareleverancier deed zijn werk en na kort overleg kon iedereen weer aan de slag. Zo eenvoudig is deze keer niet omdat er echt iets veranderd in de manier van werken. Daarnaast moeten er verschillende nieuwe procesafspraken worden gemaakt, zowel met interne medewerkers als met de zorgaanbieders." Zij geeft een paar voorbeelden van wat er per 1 januari 2021 verandert.

Nieuw declaratieproces

Een van de grote wijzigingen is de vereenvoudiging en uniformering van het declaratieproces. Vanaf 1 januari 2021 wordt er niet meer gefactureerd, maar gedeclareerd. De periode waarover gedeclareerd wordt gaat standaard naar een maand. Wie nu factureert en/of een periode van vier weken hanteert, moet dit (laten) aanpassen in de systemen.  Meijerhof is blij met de keuze voor declareren als standaard. "Een factuur is een vordering op een persoon of een organisatie", legt ze uit. "Wanneer een factuur wordt geannuleerd, blijft de vordering staan tot een creditnota wordt ingediend. Een declaratie heeft een andere status: die kan 'gewoon' worden afgekeurd en dan opnieuw ingediend. Zonder creditnota. Dat scheelt dus een hoop gedoe."

Nieuwe functionaliteit Verzoek om Wijziging

Een nieuwe functionaliteit is het zogenaamde Verzoek om Wijzigingsbericht (VOW). Hoe het nu werkt is dat als een Verzoek om Toewijzing (VOT) gewijzigd moet worden, de hele VOT wordt afgekeurd en een nieuwe moet worden ingediend. Dat leidt vaak tot heel wat communicatie buiten het berichtenverkeer om, tussen gemeente en zorgaanbieder. Vanaf 1 januari 2021 loopt een verzoek om wijziging dus via een VOW. "Als het gaat om administratieve lastenverlichting, gaat dit veel tijd schelen", zegt Meijerhof.

"Daartegenover staat wel dat dit een andere manier van werken is en dat kan tijd kosten om aan te wennen. Dit is een voorbeeld van een nieuw proces waarover een gemeente afspraken moet maken met de zorgaanbieders en intern bij de gemeente."

Tips voor collega's

Wat er vanaf 1 januari 2021 precies verandert, staat in detail op de websites van het Zorginstituut Nederland en van het Ketenbureau i-Sociaal Domein (zie verwijzingen onder dit artikel).  Meijerhof benadrukt nogmaals dat voorbereiding in de komende maanden echt noodzakelijk is. "Bouw ook ruimte in om te testen. Ga in een ruimte zitten met de softwareleverancier, met Jeugd en Wmo zorgleveranciers  en doe ketentesten. Houd ook contact met de zorgaanbieders. Ik ben maatschappelijk werker geweest en bewindvoerder en ken de zorgaanbieders in mijn regio. Daardoor ken en begrijp ik hun administratieve systemen. Zorgaanbieders leveren zorg.  Zij zijn geen boekhouders en lang niet iedereen heeft een administratieve afdeling, zeker de kleinere partijen niet. Neem daarom tijdig het initiatief en leg aan zorgaanbieders uit hoe de gemeente gaat werken vanaf 1 januari en wat de nieuwe processen zijn."

Het nut van een referentiegroep

De inhoudelijke voorbereidingen voor nieuwe releases van de iJW en iWmo  iStandaarden worden getroffen in referentiegroepen. In 2021 starten ze voor de release van 2022 en Meijerhof kan deelname aan iedereen aanbevelen. "Het kost ongeveer zes dagen per jaar plus leestijd", zegt zij. "Gemeenten met een gezamenlijke inkoop kunnen ervoor kiezen om de beurt te gaan, zodat het nog minder tijd kost." Zij vindt het de investering meer dan waard, met name omdat deelnemers aan de referentiegroep vooraan de informatieketen zitten en dus al vroeg leren wat de impact van een nieuwe release gaat zijn voor de organisatie. "In Leeuwarden konden we daarom op tijd intern al veel regelen. Daardoor hadden we geen externe projectleiders nodig en dat scheelt bakken met geld. Ook belangrijk is dat deelnemers meedenken over de wijzigingen; wie deelneemt aan de referentiegroepen heeft inspraak en dus invloed." Zelf zou ze graag nog meer beleidsmakers en inkopers aan de tafels zien. "Wie administratieve lasten wil verminderen moet beginnen bij de bron, het inkoopproces."

Algemeen belang

"Belangrijk aspect bij de referentiegroepen is dat je daar zit voor het algemeen belang en niet voor alleen voor het belang van de eigen gemeente", zegt Meijerhof, die een groot voorstander is van standaardisatie binnen het Sociaal Domein. "Standaarden zijn nodig om landelijk makkelijker te kunnen werken. Dat betekent soms dat we de praktijk moeten zetten naar de standaarden en niet andersom. Dat betekent ook dat er soms keuzes worden gemaakt waar je zelf niet achter staat."

Als voorbeeld noemt ze de keuze dat een einddatum moet worden toegevoegd bij trajectfinanciering. Dit is een pijnpunt voor Meijerhof: "Ik heb hier in de referentiegroep stampij over gemaakt, want in mijn ogen is dit geen standaardisatie. Ik begrijp niet wat een einddatum hier toevoegt, want de kosten voor een Traject zijn namelijk bekend." Maar omdat dit nu zo is afgesproken in de Release 3.0 gaat Leeuwarden het ook uitvoeren. "Met iedere release maken we het weer een stukje beter."

De informatiestandaarden iWmo en iJw zijn landelijke afspraken over gegevensuitwisseling en samenwerking in het administratieve proces. Ze zorgen voor eenduidigheid in het administratieve proces en voor duidelijke bedrijfsafspraken zonder dat de inhoudelijke beleidsvrijheid van gemeenten wordt beperkt. In de release 3.0 is een aantal nieuwe vereenvoudigingen doorgevoerd en is de diversiteit op een aantal aspecten verder teruggebracht waarmee de administratieve lasten verder worden verminderd. Daarnaast worden een aantal processen intensiever ondersteund doordat er nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd.