Grip op Informatie is een programma dat producten onderzoekt die gemeenten - zoals de naam al aangeeft - meer grip geeft op hun informatiehuishouding. En meer grip is bittere noodzaak voor gemeenten met ambities en verplichtingen op het gebied van datagedreven werken en transparantie in informatie. Van 23 tot en met 26 november 2020 organiseert VNG Realisatie een reeks webinars en online workshops waarin gemeenten hun bevindingen delen uit de proeftuinen die zij in mei over dit thema zijn gestart. Bestuurders krijgen speciale aandacht, omdat hun rol een doorslaggevende is.

Door: Karina Meerman

Na de eerste Week van Grip op Informatie (mei 2020) gingen zeventig gemeenten aan de slag met verschillende producten, die passen binnen de drie hoofstromen van het overkoepelende programma. Die drie zijn actieve openbaarmaking (naar aanleiding van de Wet open overheid), informatiehuishouding op orde en duurzame toegankelijkheid. Dit zijn onderwerpen die voor gemeenten van essentieel belang zijn, maar niet altijd op de prioriteitenlijst van bestuurders voorkomen.

In proeftuinen en projecten onderzochten gemeentewerkers wat hen zou kunnen helpen bij het op orde krijgen van de informatiehuishouding. Jeroen Jonkers is projectleider Grip op Informatie bij VNG Realisatie. "Omdat iedere gemeente haar eigen administratie heeft kunnen we niet dezelfde oplossing gebruiken voor iedereen.  Maar door verschillende producten te onderzoeken en de resultaten te delen, zien we dat tien of twintig gemeenten samen iets kunnen oppakken." Zo werkt de gemeente Krimpen aan de IJssel aan een informatiebeleidsplan. Kevin van der Draai is daar beleidsadviseur bij team Duurzaam Informatiebeheer (DIB): "Als team DIB zijn wij uiteraard continu bezig om grip te houden op informatie. Dit doen we met behulp van ons zaaksysteem, de invoering van KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden), het regelmatig voeren van een strategisch informatieoverleg met onze archiefdienst en het opzetten van informatiebeleidsplan. Vooral dat laatste geeft ontzettend veel inzicht in waar we nu staan, waar we naartoe willen en wat we daarvoor moeten doen op het gebied van informatiebeheer. In die zin vormt het informatiebeleidsplan de basis voor alles wat met informatie te maken heeft."

Overzicht creëren

De gemeente Oss onderzocht het opzetten van een gestructureerd overzicht van waar archiefwaardige informatie zich bevindt in de organisatie. Michel Goossens, adviseur informatiebeheer, legt uit dat zo'n informatiebeheerplan vooral gaat om overzicht. "In plaats van zelf dossiers te vormen ligt die verantwoordelijkheid nu bij de medewerkers zelf. Informatiebeheerders staan hierdoor veel meer op afstand van wat vroeger centraal stond in hun werk, namelijk dossiers en het beheer daarvan. Maar nog steeds is het beheren van informatie of ervoor zorgen dat dit goed gedaan wordt onze verantwoordelijkheid. Door te weten wat zich waar bevindt, kunnen we heel doelgericht stappen ondernemen om het beheer op informatie te verbeteren. Overzicht is daarmee een belangrijke voorwaarde om grip op informatie te krijgen. Misschien zelfs wel de belangrijkste, gezien de nieuwe rol van informatiebeheerders in organisaties." Goossens vindt het mooi dat het plan naar eigen inzicht ingericht kan worden. "Vlieg je het risicogericht aan? Kijk dan naar wat het meeste geld kost of oplevert. Daarnaast is het overzicht verder uit te breiden en aan te vullen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van andere disciplines zoals informatieveiligheid, applicatiearchitectuur. Zo wordt het overzicht integraler. Dat is ook iets waar ik van denk dat we vanuit ons vak steeds meer naartoe moeten; integraal samenwerken met alle disciplines binnen het informatiedomein."

Voorlopig programma

Door corona werd de eerste Week van Grip op Informatie een online evenement, maar dat is eigenlijk zo goed bevallen dat de week in november weer op deze manier is georganiseerd. Het volgen van online webinars kost minder tijd dan het bijwonen van een heel congres én ze kunnen in eigen tijd worden teruggekeken. Het exacte programma van de tweede week wordt eind oktober gepubliceerd. Al bekend is dat de burgemeester van Zaanstad, Jan Hamming, de week opent en dat er veel aandacht is voor praktijkervaringen. Zo presenteren de gemeenten Tilburg en Hilversum hun bevindingen met Archieftoezicht. Het Streekarchief Midden-Holland licht een visiedocument toe over de rol en taak van archiefinstellingen, waarbij een wethouder van de gemeente Gouda de inleiding verzorgt. Uiteraard zal een inhoudelijke sessie over het Platform Openbare Overheidsinformatie (PLOOI) niet ontbreken. PLOOI is de centrale voorziening die openbare overheidsinformatie vindbaar moet maken. Ook verzorgt Grip op Informatie-ambassadeur Kees Duijvelaar een betoog. Duijvelaar is een ervaren raadslid en bestuurder. "Met zijn achtergrond weet hij een brug te slaan tussen de maatschappelijke opgave en de bestuurlijke beslommeringen", aldus Jonkers.

Boekje open door bestuurders

Op 25 november is er een speciaal webinar voor het college van Burgemeesters en Wethouders en raadsleden. Jonkers legt uit dat bestuur en werkvloer allebei onmisbaar zijn om een complex onderwerp als grip op informatiehuishouding in gang te zetten en te houden. Opruimen en structureren van informatie is geen hip & happening onderwerp, maar wel ontzettend nodig om goed te kunnen werken. Iedereen weet hoe veel tijd het kost wanneer specifieke digitale informatie - of het nu e-mails zijn of foto's - onvindbaar is. "Bestuurders moeten een keuze maken hoe strak zij 'in control' willen zijn als gemeente." In de voorbereiding op de week komt op 20 november een boekje uit waarin tien bestuurders praten over hoe ze hun eigen organisatie hebben verbeterd met een betere informatiehuishouding. Met verhalen uit de praktijk hoopt Jonkers het onderwerp permanent op de agenda te krijgen. "We kunnen niet wachten op een grote crisis om het belang van grip duidelijk te maken, we moeten nu aan de slag en dat moeten bestuur en werkvloer samen doen."