Wie na de tweede week van Grip of Informatie nog niet doorheeft hoe cruciaal de informatiehuishouding is voor de gemeentelijke dienstverlening, heeft zitten slapen. De boodschap werd luid en duidelijk verkondigd vanuit verschillende invalshoeken en door meerdere personen. Gelukkig werden ook concrete oplossingen aangereikt. Een korte samenvatting voor wie het heeft gemist.

Door: Karina Meerman

De website van de tweede week Grip op Informatie bevat een overzicht van het programma, de presentaties van de verschillende sprekers en video's van de webinars. Programmamanager Jeroen Jonkers kijkt met tevredenheid terug. "Met zo'n duizend unieke bezoekers en gemiddeld 350 deelnemers per webinar is het duidelijk dat het onderwerp leeft." De evaluaties bevestigden dat. Daaruit bleek ook dat mensen het zeer op prijs stelden dat ook gemeentesecretarissen aansloten bij de week. Jonkers: "Medewerkers vinden het fijn om te zien dat bestuurders de informatiehuishouding ook belangrijk vinden."

De derde week van Grip op informatie staat gepland in de week van 15 t/m 22 april 2021.

Wet open overheid

De week begon op donderdag 19 november met een algemene toelichting op de Wet open overheid (Woo). Het wetsvoorstel, dat in de afgelopen jaren een aantal keren is gewijzigd, is nu in behandeling in de Tweede Kamer. Een deel van het plenaire debat werd gevoerd in oktober, vertelde senior juridisch adviseur van de VNG Juliette van der Jagt, maar onzeker is wanneer dit verder gaat. De hoop is voor het eind van 2020 en daarna moet het wetsvoorstel nog naar de Eerste Kamer.

De Woo kent drie belangrijke thema's: actieve openbaarmaking, informatiehuishouding op orde en duurzame toegankelijkheid. Actieve openbaarmaking houdt in dat gemeenten zelf het initiatief nemen om documenten te publiceren voor inzage door hun inwoners. De Woo geeft elf informatiecategorieën van documenten waarvan de eindversie binnen veertien dagen op internet gepubliceerd moeten zijn (artikel 3.3). Hieronder vallen bijvoorbeeld door de Raad te behandelen stukken en Woo-verzoeken. Een verschil met de huidige Wob-verzoeken is dat het besluit en de stukken ook op internet moeten worden gezet, om herhaling van verzoeken te voorkomen.

Onder documenten verstaat de Woo tekstbestanden, foto's en video's, kaarten, e-mail en app-berichten, records, etc. In de Archiefwet stond al dat een goede informatiehuishouding onder andere inhoudt dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gehouden. De Woo voegt daaraan toe dat ze ook duurzaam toegankelijk moeten worden gemaakt. Digitale documenten moeten ook voor langere tijd net zo goed terug te vinden zijn als papier. Het streven is dat gemeenten dit binnen acht jaar voor elkaar weten te krijgen.  

Woo-Contactfunctionaris

Een ander onderwerp van aandacht was het aanstellen van een Woo-contactfunctionaris die burgers helpt informatie te vinden. Deze rol kan gecombineerd worden met die van informatiecommissaris of Chief Information Officer. Gemeenten kunnen er ook voor kiezen een dergelijke functionaris te delen. Sofie Bustraan is informatiecommissaris bij de gemeente Amsterdam. Zij het ziet het als haar taak om "openbaarheid aan te jagen, te borgen en te handhaven". Amsterdam hanteert het mantra 'openbaar, tenzij': de gemeente wil van passieve naar actieve openbaarmaking en wordt terughoudender met het weigeren van informatie. De stad hoopt dat hierdoor het vertrouwen van de burger toeneemt. Het verhaal van Bustraan is ook te lezen op pagina 19 in het boekje Grip op Informatie van de VNG.

Helpen publiceren met PLOOI

PLOOI is het resultaat van een proeftuin waarin meerdere gemeenten samenwerkten in de vorige week van Grip op Informatie. PLOOI staat voor platform open overheidsinformatie en moet een centrale vindplaats worden voor actief openbaar gemaakte overheidsinformatie. De bedenkers willen gemeenten daarmee helpen en tegelijkertijd de vindbaarheid van overheidsinformatie vergroten. Zo willen ze dat onderlinge relaties tussen documenten worden getoond en dat er verschillende zoekmogelijkheden zijn.

Einddoel is dat gemeenten hun documenten aanleveren bij PLOOI, bijvoorbeeld bij één digitaal loket. PLOOI zorgt er vervolgens voor dat documenten overzichtelijk gepubliceerd worden, vindbaar zijn en doorzoekbaar. In deze YouTube-video is te zien hoe Jelle Verburg van KOOP (Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties, onderdeel van BZK) een demonstratie geeft en gemeenten Buren en Utrecht hun ervaringen delen over het gebruik ervan.

Wegwijzer Grip op Informatie

In de loop der jaren zijn vele hulpmiddelen verschenen en het is niet altijd even makkelijk om als gemeente datgene te vinden dat kan helpen. Eliane Schuurman, projectmedewerker Data en Monitoring bij VNG Realisatie, presenteerde daarom de Wegwijzer Grip op Informatie. Deze publicatie is een handreiking voor gemeenten waar (en hoe) te beginnen met actieve openbaarmaking, duurzame toegankelijkheid en de informatiehuishouding op orde brengen. Download de Wegwijzer (PDF) en/of bekijk de YouTube-video van het hele webinar.

Voor bestuurders

Speciaal voor bestuurders en gemeenteraadsleden was een sessie ingericht om het belang van een goed werkende informatiesamenleving nogmaals te benadrukken. En om het bewustzijn te toetsen van de deelnemers. Het webinar voor deze doelgroep werd geleid door Jamil Jawad van de VNG. Hij verwees naar de Digitale Agenda Gemeenten 2024 en vertelde dat pad voor gemeentelijke data ietwat is verlegd sinds de eerste gemeentebrede agenda 2015-2020. De kracht van data staan buiten kijf, maar waar de vorige digitale agenda vooral refereerde aan open data, richt de blik zich nu op het delen van data. "Data delen is nodig voor economische groei. Bedrijven hebben ook overheidsdata nodig en gemeenten hebben data nodig van partners voor de maatschappelijke opgaven. Zoals ondermijning, schuldhulpverlening en de energietransitie." Over de standaarden, normen, kwaliteitseisen etc. waaraan dergelijke datadeals moeten voldoen, verstuurde de VNG op 3 december 2020 de ledenbrief Samen data delen.  

Het was aan bestuurder Kees Duijvelaar om daarna de grote lijnen uiteen te zetten. Deze ervaren ambassadeur Grip op Informatie pakte de koe bij de horens: "Wij hebben een groot probleem en dat is dat burgers het vertrouwen verliezen in de overheid." Als oorzaak noemde hij de ongelijkwaardige informatieposities van burger en overheid, het gebrek aan transparantie vanuit de overheid en de ontvankelijkheid van de burger voor ondermijnende desinformatie. "Social media zorgen voor snelle verspreiden van nepnieuws. Daar komt bij dat wij als mensen graag luisteren naar wat wij willen horen en kunnen begrijpen. Wij moeten allemaal kritisch kijken naar informatie: wat is de bron? Wat is de context?"

De overheid moet transparanter worden naar de burger en het ethische besef hebben dat overheidsinformatie betrouwbaar en duurzaam moet zijn, stelde Duijvelaar. "Zie de burger niet als lastig maar als betrokken." Hij prees het initiatief van de gemeente Delft die het raadsinformatiesysteem opnieuw heeft uitgevonden in nauwe samenwerking met haar inwoners. "Informatie moet vindbaar zijn". Over transparantie via de Wob en de toekomstige actieve openbaarmaking zei hij: "Je kunt niet alles zwart lakken." Duijvelaar adviseerde zijn publiek eens na te denken over wat zij in hun eigen gemeente aanvaarden aan transparantie. En hoe gelijkwaardig de informatieposities zijn van burger en Raad ten opzichte van het college.

Video YouTube: Webinar Grip op Informatie: voor bestuurders en gemeenteraadsleden