Vanaf de zomer van 2021 is het zover: het langverwachte PGB2.0-systeem wordt 'dakpansgewijs' ingevoerd bij alle Nederlandse gemeenten. Onder regie van VWS en ondersteund door VNG Realisatie en de SVB, en geflankeerd door voldoende ondersteuningsmiddelen. Waaronder de ervaringen van gemeente Westland die als eerste en enige tot nu toe het portaal PGB2.0 beproefd heeft. Dat levert waardevolle lessen op.

Door: Quita Hendrison

25 jaar PGB: de volgende stappen

Dit jaar, om precies te zijn afgelopen 1 juli, bestaat het PGB 25 jaar! Reden voor feest? Zeker wel, want het geeft 120.000 mensen (in dit verband budgethouders genoemd) de mogelijkheid om hun eigen zorg te regelen. Maar een kwart eeuw persoonsgebonden budget kent ook z'n strubbelingen. Dat ligt grotendeels in de manier waarop het is opgetuigd: een PGB-administratie voeren wordt als ingewikkeld en tijdrovend ervaren, het ICT-systeem van de SVB paste niet goed op het proces en maakte het duur in de uitvoering. Ook haalde het PGB nogal eens de pers met berichten over fraude. Tijd voor de volgende fase, en daar is men in en met gemeenten druk mee aan de slag. Door de dienstverlening anders in te richten en met invoering van een nieuw systeem, PGB2.0. Daarmee wordt invulling gegeven aan de doelstelling die verantwoordelijk minister Hugo de Jonge aan het begin van deze kabinetsperiode stelde: het persoonsgebonden budget toekomstbestendig maken!

Marianne Klop heeft als beleidsmedewerker Jeugdzorg en Wmo ook PGB-zorg in haar pakket. Toen ze vorig jaar bij Westland aan de slag ging, was de gemeente al een jaar lang met initiatiefnemer DSW bezig met PGB2.0. "Dat was op basis van een bestuurlijk besluit; de demoversie van het portaal liet zo veel voordelen zien, zo veel meer gebruikersgemak en efficiëntie voor budgethouders en zorgaanbieders én voor de interne organisatie. We zijn er spontaan ingestapt, zonder te voorzien wat we ons op de hals haalden. Wat we wel zeker wisten was dat vernieuwing hard nodig was."

Dat de pilot een uitdaging was is een understatement. Het portaal was nog niet af, de overgang van DSW naar VWS moest nog plaatsvinden, de samenwerking met partijen als de SVB en de zorgkantoren was niet geregeld. Klop: "Kortom, ingewikkeld en we moesten alles zelf uitvinden. VNG Realisatie waarschuwde ons dat het een spannend traject zou worden. Maar we hebben het risico genomen en het uiteindelijk toch samen met VNG Realisatie gedaan. Belangrijk, want we pionierden met een systeem dat straks in alle gemeenten wordt ingevoerd. VNG Realisatie kan op basis van onze ervaringen en keuzes standpunten innemen en dat weer vertalen voor de andere gemeenten."

Breed

Het pionieren heeft Westland een hoop inzichten gegeven. "We hebben alle processen rondom PGB gestroomlijnd, onvermijdelijk als je met het nieuwe portaal aan de slag gaat. Daardoor is onze PGB-kennis enorm toegenomen. Dat heeft weer tot gevolg dat we de uitvoering - de consulenten - veel beter kunnen toerusten met kennis en informatie en zij op hun beurt weer de budgethouder beter kunnen toerusten.

Een tip: een gemeente heeft best veel consulenten en de gemiddelde consulent krijgt in zijn pakket niet vaak met PGB te maken. Wij hebben een klein PGB-adviesteam geformeerd dat de andere consulenten kan adviseren. Nog een goede raad: je hebt een breed draagvlak nodig om zo'n implementatieproces goed te laten verlopen. Breed wil zeggen ict, beleid en uitvoering van zowel de Jeugdwet als de Wmo. Wij hebben met die drie functies een interne werkgroep geformeerd die elke drie weken bij elkaar kwam. Je hebt immers elkaars kennis nodig. Dat is intensief, maar je moet aan het begin van het traject de tijd nemen om het goed neer te zetten. Daar pluk je later de vruchten van. En investeer in de relatie met de externe partijen. Wij hebben nu bijvoorbeeld een vaste contactpersoon bij de SVB die alles weet van het portaal. Kortom: organiseer draagvlak, capaciteit en niet te vergeten: enthousiasme bij burgers, bestuur en organisaties."

Meerwaarde

De burgers, en dan vooral de budgethouders en hun eventuele vertegenwoordigers, daar gaat het natuurlijk om. Westland heeft zowel de budgethouders als de zorgverleners goed op de hoogte gehouden van de aansluiting op het nieuwe portaal. Klop: "Met brieven, en voorafgaand aan de livegang met bijeenkomsten waar men vragen kon stellen, en vlak na de livegang nog een gezamenlijke bijeenkomst met DSW. Op die manier wisten alle betrokkenen wat eraan kwam en wat hen te doen stond." De SVB zal de zorgverleners tijdens de landelijke implementatie van PGB2.0 informeren. De gemeenten richten zich op het contact met de budgethouders en hun vertegenwoordigers.

Marianne Klop heeft nog een laatste tip voor de collega-gemeenten: "Betrek ook Per Saldo erbij, de landelijke belangenvereniging voor mensen met een PGB. Per Saldo kan vanuit het perspectief van de budgethouders goed duiden wat het PGB Portaal voor hen gaat betekenen. Ook die invalshoek is nodig. Dit is geen gemakkelijk traject geweest, maar we hebben altijd voor ogen gehouden wat de meerwaarde is van het portaal voor de budgethouders. Dat heeft ons op de been gehouden en uiteindelijk zijn we best trots op wat we bereikt hebben: een portaal dat door alle betrokken partijen als een enorme verbetering wordt ervaren."

Wat vinden de gebruikers

Op verschillende momenten is er gepeild wat budgethouders en zorgverleners die het nieuwe PGB Portaal gebruiken ervan vinden. Uit het laatste klantonderzoek (oktober 2020) rolt een mooi rapportcijfer: 7.9. Gebruikers vinden het portaal overzichtelijk, het indienen van declaraties gaat makkelijk, uitbetaling aan zorgverleners gaat snel, net zoals het afsluiten en wijzigen van zorgovereenkomsten. Het waarderingsonderzoek wordt geregeld herhaald zodat feedback meegenomen kan worden in de doorontwikkeling van PGB2.0.

Op weg naar implementatie

Jeroen Schiedon is namens VNG Realisatie implementatieadviseur PGB 2.0. Hij realiseert zich dat er sinds de overdracht van het systeem van DSW naar VWS lange tijd radiostilte is geweest. "Dat heeft te maken met de doorontwikkeling van de applicatie, cruciale functionaliteiten ontbraken nog. Ook technisch moest er nog gesleuteld worden om het systeem stabiel te maken en geschikt voor grote hoeveelheden gebruikers. Maar inmiddels staan we voor de voorbereidende fase. We starten in de zomer van 2021 met de eerste tranche gemeenten, vervolgens sluit er in 2022 dakpansgewijs elke twee maanden een nieuwe tranche aan. Nederland is in vier regio's verdeeld en elke twee maanden volgt er in elke regio een tranche. Het initiatief voor welke gemeente wanneer aan de beurt is, ligt bij ons, zodat we het kunnen spreiden." De implementatie vergt een behoorlijke voorbereiding. Schiedon: "Het begint met het inrichten van een projectorganisatie, het regelen van documenten, communicatie met budgethouders en niet te vergeten de voorbereidingen voor de daadwerkelijke conversie van het oude naar het nieuwe systeem. De functionaliteiten worden agile opgeleverd, plukje voor plukje. Uiteraard is er een roadmap."

Alle informatie bij elkaar

VNG Realisatie zet stevig in op de ondersteuning. "In voorbereiding op de implementatie gaan we in het eerste kwartaal van 2021 met een leergroep van zo'n tien gemeenten het proces van a tot z doorlopen in een Leer- en Voorbereidingsomgeving. Geen echte conversie, maar een generale repetitie. Dat doen we in vijf bijeenkomsten."

Daarnaast organiseert VNG Realisatie elke zes weken een webinar voor gemeenten (kader). Daarin wordt de applicatie toegelicht én kennis opgehaald bij de gemeenten; zij weten immers het beste wat functionaliteiten moeten doen. Schiedon: "Wij zijn namens de gemeenten de verbinder tussen ontwikkelaar VWS en de gemeenten. We kunnen de wensen, de actualiteit en de ervaringen van de genoemde leergroep meenemen. Op VNG Fora is een groep ingericht waar alle informatie terug te vinden is, inclusief het projectplan en handvatten voor de implementatie. Ook worden daar de bijeenkomsten aangekondigd voor de tranches die aan de beurt zijn." Tot slot wijst Schiedon nog op een belangrijk aandachtspunt: "Het PGB Portaal moet conform standaard berichten uit kunnen wisselen met het eigen systeem. Dat betekent dat er ook aan de voorkant wat moet gebeuren. Neem je huidige leverancier dus op tijd mee in dit traject, zodat die daar ook tijdig op in kan spelen."

Planning webinars

Iedere zes weken organiseert VNG Realisatie een webinar (van 13.30 - 15.00 uur) over PGB2.0. Zo nemen we gemeenten mee richting de landelijke implementatie van dit nieuwe PGB-systeem.

  • 19 januari
  • 2 maart
  • 7 april
  • 1 juni
  • 6 juli

VNG Fora

Gemeenten vinden meer informatie over PGB2.0 op VNG Fora. Dit wordt hét platform om informatie te delen over de implementatie van het systeem. De komende periode ontsluiten we vanuit VNG Realisatie steeds meer ondersteuningsmiddelen: van voorbeeldprojectplan tot communicatietoolkit. U vindt de PGB2.0-groep op VNG Fora onder het Sociaal Domein.