Transparant en open zijn. Dat is waar overheden naar streven. Maar de weg naar de Woo (Wet open overheid), die transparantie en openheid behelst, is lastig. Ook al omdat er bij overheden vaak nog sprake is van achterstallig onderhoud. Ondanks dat is Jeroen Jonkers (VNG Realisatie) optimistisch.

Door: Frits de Jong

Naar verwachting wordt binnen nu en enkele maanden de Wet open overheid (Woo) door het parlement aangenomen, de opvolger van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur). Op de keper beschouwd richt  de wet, waarvan de oorsprong teruggaat naar 5 juli 2012, zich op twee issues. Allereerst zorgt deze wet ervoor dat overheden hun informatiehuishouding (beter) op orde hebben. Móeten hebben. Uit de praktijk blijkt dat dát hard nodig is, want nog te vaak is er sprake van achterstallig onderhoud. In de tweede plaats moet de maatregel ertoe leiden dat overheden opener en transparanter worden. Dat kan onder meer door informatie/data sneller en actiever ter beschikking te stellen aan haar inwoners.

Volgens Jeroen Jonkers, projectleider proeftuinen Woo bij VNG Realisatie, is de impact van de wet groot en is het een proces dat niet "eventjes snel" is afgerond. "Je hoort geen enkele bestuurder zeggen dat zijn of haar gemeente niet transparant wil zijn, maar het duurt even om dat ook concreet te maken." Dat het enige tijd kost, ligt volgens Jonkers aan de slagen die bij de invoering van de digitalisering zijn gemaakt. Of eigenlijk niet zijn gemaakt. "Ergens eind jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw gingen we over van de typemachine naar computers. Het was een tijd waarin alle documenten nog via de typekamer gingen en er enige grip was op wat er naar buiten ging. Met de komst van de computers en andere digitale dragers zijn we daarna die grip goeddeels verloren. Als organisatie moet je niet alleen zicht hebben op het applicatielandschap, maar bijvoorbeeld ook weten welke functionaliteiten in welke applicatie zitten, weten waar data en documenten zijn opgeslagen of hoe data en documenten vernietigd moeten worden om daarmee te voldoen aan verschillende wetten."

Jonkers geeft aan dat in het proces 'van typemachine naar computers' best wat overheidsorganisaties steken hebben laten vallen en dat was ook een reden om het oorspronkelijke wetsvoorstel aan te laten passen. "De ambitie van het eerste wetsvoorstel was mooi, maar wat ons betreft absoluut niet haalbaar. Deze slag is niet binnen één of twee jaar op te lossen. Denk eerder aan vijf tot acht jaar en het zou al geweldig zijn als we het binnen die termijn redden. Dan heb ik niet zozeer over de verplichte categorieën om actief te openbaren, maar wel over het op orde hebben van de informatiehuishouding."  

Stappen zetten

Om goed voorbereid te zijn op de Woo, moet het gros van de gemeenten flinke stappen zetten. Wat betreft Jonkers begint dat met na te denken hoe zij willen dat hun organisatie er uit ziet. "Veel gemeenten zullen dat als eerste moeten oppakken. Het tweede waar zij over moeten nadenken is over de keuzes die zij moeten maken met betrekking tot het vormgeven van hun digitale dienstverlening. 'Hebben we ons applicatielandschap voldoende in beeld?', 'Kunnen we alles zelf oppakken of is het verstandiger voor een deel van de processen aan te sluiten bij een beweging als Common Ground?'. Een gemiddelde gemeente in Nederland heeft dertigduizend inwoners. Dat betekent dat zij over het algemeen niet de capaciteiten en financiële middelen hebben om al die processen zelf te organiseren. Het is met name daarom dat wij als VNG begonnen zijn met het houden van zogenoemde proeftuinen, bedoeld om ervaring op te doen vanuit de praktijk. Inmiddels hebben meer dan zeventig gemeenten zich daarvoor aangemeld en met hen creëren we concrete, praktische oplossingen. De bedoeling is dat we die oplossingen in de zomer van 2020 presenteren, zodat ook andere gemeenten kunnen profiteren."

Concreet betekent het bedenken van praktische oplossingen dat wordt ingegaan op de elf categorieën die in de Woo worden genoemd en die overheden straks verplicht openbaar moeten maken. Daarbij gaat het onder meer om stukken van adviescolleges, convenanten, Wob-verzoeken en klachten. "Per categorie proberen we meerdere oplossingsvarianten in beeld te brengen die gemeenten kunnen gebruiken bij het voldoen aan de Woo. Een ander aspect uit de Woo is het op orde krijgen van de informatiehuishouding. Dat is een vrij breed begrip. Het kan bijvoorbeeld gaan over de governance, over de processen binnen je organisatie of over de kwaliteit van het personeel. Tijdens de proeftuinbijeenkomsten hopen we inzichtelijk te maken wat er valt onder die informatiehuishouding. Een andere proeftuin heeft specifiek betrekking op het aansluiten bij PLOOI (Platform Openbare OverheidsInformatie), een centrale voorziening die openbare overheidsinformatie beter vindbaar moet maken. In de loop van 2020 willen we dat minimaal vijf gemeenten ervaring hebben opgedaan om aangesloten te zijn op PLOOI, waarbij we inzichtelijk hebben welke functionaliteiten het concreet biedt én wat de financiële consequenties voor gemeenten zijn om aan te sluiten op deze voorziening."

Jonkers ervaart dat het enthousiasme van gemeenten om mee te doen aan de proeftuinen, groot is. "Binnen no time hadden zeventig gemeenten zich aangemeld en dat is best veel. Ook het feit dat onze  bijeenkomsten over de Woo overboekt zijn, zegt wat mij betreft genoeg. Ik merk dat op ambtelijk niveau er de bereidheid is om hiermee aan de slag te gaan, waarbij het nu nog met name de mensen uit de hoek van de bedrijfsvoering zijn die enthousiast zijn. Zoals Wob-coördinatoren of juridisch medewerkers. De uitdaging is nu om ook de mensen uit de hoek van het primaire proces én bestuurders mee te nemen in het Woo-proces. Als bestuurders er niet achter staan, gaat het traject van de Woo geen succes worden. Ook wanneer er onvoldoende gekoppeld wordt aan verschillende trajecten in het primaire proces, zoals bijvoorbeeld de jeugdzorg of de Omgevingswet, gaat het niet werken. Wat we vooral willen stimuleren is dat deelnemers in de eigen organisatie het gesprek aanzwengelen", aldus Jonkers, die ergens wel snapt dat het thema informatievoorziening vaak niet hoog op de agenda staat van bestuurders. "Als ik een wethouder spreek van het sociaal domein of van woningbouw in het kader van de stikstofproblematiek, dan zijn dat belangrijker en tastbaarder onderwerpen. Maar een wethouder moet ook snappen dat een domein, zoals jeugdzorg of woningbouw, alleen maar goed kan functioneren als het informatiebeheer goed op orde is. Alle reden dan ook om daar flink in te investeren."

Gemeenteraad

Openheid, transparantie: het zijn mooie begrippen, maar worden inwoners er eigenlijk beter van? "Ja", benadrukt Jeroen Jonkers. "Het begint bij de gemeenteraad. Die heeft, namens alle inwoners van een gemeente, de taak om het ambtelijk apparaat te controleren. Daarvoor moet het college van burgemeester en wethouders verantwoording afleggen. Om die controle goed te kunnen uitvoeren, is het noodzaak dat de gemeenteraad inzicht heeft in de processen. Hoe beter de raadsleden inzicht hebben in de processen, hoe beter zij hun controlerende taak kunnen uitvoeren. Daarom is transparantie zo belangrijk. Het werken met open data heeft veel potentie. Kijk naar zoiets als Open Raadsinformatie, een instrument dat het mogelijk maakt om stukken van de raad openbaar te maken. Daar zijn nu circa 130 gemeenten bij aangesloten, maar stel je voor dat daar straks 355 gemeenten bij aangesloten zijn? Dan kan je met een paar klikken kijken in welke raden er het afgelopen jaar bijvoorbeeld gesproken is over stikstof of over de geluidsnormen bij Schiphol."

Jonkers wil nog één aspect duidelijk hebben. Wat hem betreft moeten gemeenten de Woo niet alleen maar aanvliegen als "iets technocratisch". "Zo van: we moeten bepaalde documenten publiceren en verder is het klaar. Ik hoop toch echt dat overheidsorganisaties het aanpakken om ook hun manier van werken en denken te veranderen en onder meer gaan kijken naar hun digitale dienstverlening. We praten over dienstverleningsvisies, we praten vaak over de manier hoe wij paspoorten afgeven en hoe de inwoner zijn rijbewijs kan verlengen. Onvoldoende is er aandacht hoe die inwoner kan participeren in de digitale samenleving. Ik zou het fijn vinden als daar meer aandacht voor komt. Ik zou het ook fijn vinden als intern binnen de overheid er meer wordt gesproken over actief delen binnen de organisatie. Als je het binnen je eigen organisatie al niet doet, hoe kan je het dan met de buitenwereld doen? Het gaat met name over houding en gedrag binnen overheden. En dat is volgens mij een grote uitdaging."

Proeftuinen Woo

Omdat de Woo grote gevolgen voor gemeenten heeft, organiseert VNG Realisatie zes proeftuinen waarin gemeenten ervaring kunnen opdoen met meerdere aspecten van de wet. De proeftuinen richten zich op:

  • Actieve openbaarmaking;
  • Aansluiten bij Platform Openbare Overheidsinformatie (PLOOI) van het Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties (KOOP);
  • Vervroegde overbrenging in de praktijk;
  • Inpassen applicaties openbaarmaking binnen de gemeentelijke architectuur;
  • Duurzame toegankelijkheid en openbaarheid met 'archiving/open by design' en
  • Informatiehuishouding op orde.

In het eerste deel van 2020 moet een eerste routekaart voor de invoering van de Woo gereed zijn. Een definitief stappenplan is gepland voor de zomer van 2020. Overheidsambtenaren die de vorderingen willen volgen, kunnen zich aanmelden op VNG Fora, voor de 'marktplaats Woo & Duurzaam Toegankelijk Op Orde'.