Als overheid verzamelen en bewaren we ontelbare gegevens. En inmiddels vinden we het zo normaal dat we dat digitaal doen, dat we ons amper realiseren dat digitalisering pas iets van de laatste dertig jaar is. Omdat het zo nieuw is zijn er nog geen antwoorden op belangrijke vragen. Hoe zorg je dat digitale informatie ook in de toekomst ontsloten kan worden? Hoe vernietigen we informatie? Het project Duurzaam Toegankelijk Op Orde (DTOO) ontwikkelt oplossingen voor duurzame digitale archivering.
Door: Quita Hendrison
Kees Groeneveld is senior projectleider DTOO. Al twintig jaar begeleidt hij overheidsorganisaties op het gebied van digitaal werken en archiveren. Hij somt op wat de doelstellingen zijn van het project. Informatievoorziening verbeteren door duurzaam toegankelijke dossiers; samenwerking binnen en tussen gemeenten faciliteren door informatie en dossiers vindbaar te maken en te delen, openbare informatie rechtstreeks toegankelijk kunnen maken. "Niemand op de wereld heeft al ervaring met hoe je digitale informatie over 100 jaar ontsluit. Daar is dit gebied gewoonweg nog te jong voor. Niet dat er de laatste jaren niets aan gedaan is in onze gemeenten; er zijn allerlei handreikingen over e-depots en zaaksystemen om maar eens wat te noemen. Maar die handreikingen gaan over het 'wat'. Het 'hoe' is waar we nu mee aan de gang moeten. Liefst met 355 gemeenten op een vergelijkbare manier. Met een aantal koplopergemeenten zijn we bezig om voor verschillende projecten concrete middelen te ontwikkelen om dat hoe in te vullen. Dat doen we steeds in korte trajecten. Per benoemd project komt een aantal koplopergemeenten bij elkaar. Wat willen we opleveren, waar heeft de gemeente behoefte aan, wat is er al aan best practices en wat kunnen we daaruit destilleren wat generiek toepasbaar is? Het streven is dat de eerste resultaten per 12 mei beschikbaar zijn.
Ontwerpen
Een belangrijke vraag is: hoe kunnen we het archiefproces gestroomlijnd ontwerpen vanaf het ontstaan van het document tot en met vernietigen of permanent bewaren? Wat ben je eigenlijk aan het creëren? We ontwerpen een model aan de hand waarvan je kunt zien waar je zit in dat ontwikkelproces. Een spinnenwebmodel waarmee mensen, middelen en regels in samenhang in kaart worden gebracht en waarop af is te lezen waar je als gemeente staat qua duurzaam toegankelijk.
Zoeken en vinden
Het tweede project gaat over het zoeken en vinden van informatie. In zaaksystemen, documentmanagementsystemen, taakspecifieke applicaties en e-depots worden grote hoeveelheden informatie opgeslagen. Hoe kunnen we gestandaardiseerd zoeken en ontsluiten, ook nog eens over de systemen heen? De projectgroep komt met aanbevelingen over dit vraagstuk.
Publiceren
Project drie gaat over publiceren. Mag je de informatie die je hebt zomaar tonen? Denk aan eisen in verband met de AVG, objectgevoelige informatie of WOB-verzoeken. Hoe zorgen we ervoor dat we de juiste informatie verstrekken zonder van alles weg te moeten lakken; daar moeten we van te voren over nadenken. Kun je bijvoorbeeld een document anonimiseren, zodat je geen brondocument hoeft te sturen (denk ook aan de Woo). De projectgroep maakt een checklist anonimiseren: wanneer en hoe doe je dat en wat betekent dat dan voor de dataopslag en datasystemen.
Vernietigen
Wat is precies vernietiging? Als informatie echt weg is of als het niet meer toonbaar is? Helemaal ingewikkeld wordt het als je een dossier hebt met verschillende informatieobjecten uit verschillende systemen. Als je het een vernietigt is er een risico dat een ander deel van het dossier verminkt wordt. Dus moet je in feite alle onderdelen van zo'n dossier nalopen. We zijn met gemeenten en leveranciers een aantal use cases aan het uitwerken, onder meer in het sociaal domein, de openbare ruimte en de rechtshandhaving. We onderzoeken of we in de gemeentelijke omgeving een centrale voorziening kunnen neerzetten; een applicatie die wanneer je iets vernietigt instructies geeft welke handelingen je nog meer moet verrichten. Common Ground kan overigens een hoop oplossen in deze, maar dat is nog volop in ontwikkeling. Parallel daaraan moeten we voor nu ook iets ontwikkelen.
Preserveren
Bij preserveren gaat het erom hoe we ervoor zorgen dat informatie wat betreft vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag in de toekomst toegankelijk blijft. We maken een lijst - een kapstokmodel - aan de hand waarvan je een preservatieplan en -planning kunt maken. Daar komt een veelvoud aan factoren in aan de orde: wet- en regelgeving, bestandsformaten (welke zijn standaard, welke zouden op korte termijn weleens kunnen verdwijnen), hoe ga je om met metadata (gemeenten kunnen fuseren en dan?), wat als een leverancier ermee ophoudt? Die kapstok geeft inzicht en laat zien welke vervolgstappen je kunt nemen als er een wijziging plaatsvindt.
En dan zijn er nog een paar initiatieven rond specifieke onderdelen.
-
E-depots:
We doen een marktverkenning rond e-depots. Welke applicaties zijn er, welke leveranciers kunnen wat leveren? Dat het allemaal niet enorm duur en groots hoeft te zijn laat Venlo zien: daar is met een kleine leverancier uit de buurt een simpele basisomgeving gebouwd die heel efficiënt en goed werkt. Er is een uitvraag gedaan naar gemeenten om nog meer van dit soort best practices te verzamelen die we aan de overige gemeenten gaan presenteren.
-
Berichtenapps:
Er komt een handreiking over hoe we als gemeenten archieftechnisch om moeten gaan met berichtenapps als WhatsApp.
-
Digitale handtekening:
Welke vormen van digitale handtekening zijn er, hoe pas je het toe, hoe sla je het duurzaam op, hoe weet je of een bepaalde digitale handtekening over 100 jaar nog rechtsgeldig is? In het verlengde hiervan kijken we ook naar het waarmerken van digitale informatie. Wat kan, mag, moet?
- Op VNG Forum is een speciale Marktplaats Woo & Duurzaam Toegankelijk Op Orde. Hier kunnen gemeenten voorbeelden, werkvormen en best practices delen.
- vngrealisatie.nl - Duurzaam toegankelijk op orde