Team communicatie VNG Realisatie

Team communicatie VNG Realisatie: functie & opgave

Dit document geeft een overzicht van de rol en activiteiten van het Team Communicatie binnen VNG Realisatie. Hier lees je hoe wij werken en wat het team voor jou en voor gemeenten kan betekenen.

Het belang van communicatie

Communicatie is essentieel voor het succes van onze organisatie. Communicatie zorgt ervoor dat onze activiteiten, producten en diensten duidelijk overkomen bij gemeenten en andere doelgroepen. Het laat zien wat de meerwaarde is van wat we doen en activeert gemeenten om hiermee aan de slag te gaan.

Team Communicatie zet aan tot dialoog, luistert goed naar wat er in de wereld om ons heen gebeurt en verzamelt de feedback waarmee we als organisatie weer kunnen verbeteren.

Team Communicatie zet haar expertise en middelen in om onze boodschappen, op uniforme wijze, kwalitatief hoogwaardig, en via de juiste kanalen te verspreiden. Uitgangspunt hierbij is de behoefte van onze leden en het gewenste resultaat. Communicatie maakt verbinding tussen maatschappelijke vraagstukken en de producten en centrale thema's van VNG Realisatie. En zorgt voor continuïteit en aandacht voor het onderwerp.

Team Communicatie werkt als schakel tussen de organisatie, de Nederlandse gemeenten en de buitenwereld. Het is belangrijk om Team Communicatie al vroegtijdig bij trajecten te betrekken. Zo kunnen we samen de juiste strategie bepalen.

Hoe werkt Team Communicatie?

Team communicatie is vanzelfsprekend het eerste aanspreekpunt voor alle communicatievraagstukken binnen VNG Realisatie. Het team bestaat uit: communicatieadviseurs en verschillende experts op gebieden als webredactie, eventmanagement, audio/video en direct marketing die proactief adviseren.

Coördinatie op de externe communicatie vindt plaats vanuit de VNG Newsroom. Daarin hebben woordvoerders, communicatieadviseurs, (web)redacteuren en anders specialisten dagelijks contact. De Newsroom ondersteunt, coördineert en legt verbinding tussen initiatieven, projecten en beleidsvraagstukken. Hierbij gebruiken we de 'eventgedreven aanpak', waarbij we zoveel mogelijk proberen te clusteren.
Team Communicatie is ondergebracht bij de staf van VNG Realisatie. Door nauw samen te werken kunnen de communicatieadviseurs verbanden leggen tussen projecten en programma's waarbij gemeenten zijn betrokken.

Wil je nader kennismaken met iemand van communicatie? Elk thema heeft zijn eigen communicatieadviseur. Kijk op de intranetpagina Communicatieadviseurs bij wie je moet zijn, loop eens langs bij de Newsroom op de 2e etage of stuur een mail naar nieuws.realisatie@vng.nl.

Wat doet communicatie?

Bij Team Communicatie kun je terecht voor grote en kleinere communicatie-vraagstukken.

Advies & strategie

Sparringpartner communicatievraagstukken.
Advies over doelgroepbenadering en inzet van communicatiekanalen.
Samen bepalen van communicatiedoelen en resultaten.
Het invullen en beheren van onze corporate communicatiekanalen.
Opstellen van communicatie- en marketingplannen en het uitvoeren hiervan.
Advies over het inzetten van communities.
Definitie en bewaken huisstijl en kwaliteitsvereisten.

Stakeholdermanagement

Woordvoering, crisiscommunicatie en persberichten.
Het contact houden met journalisten en bladen en zorgdragen voor publicaties.
Interne communicatie en afstemming binnen VNG en met externe partners.

VNG Newsroom

De ambitie van de VNG Newsroom is bijdragen aan de verbetering van samenhangende communicatie naar, dienstverlening aan en belangenbehartiging voor gemeenten.

De VNG Newsroom wil verbinden en verblijden. In de Newsroom brengen we meerdere communicatiedisciplines samen om interne samenwerking en verbinding te stimuleren. Vanuit de Newsroom monitoren we wat er in de buitenwereld over VNG wordt gecommuniceerd en hoe onze eigen communicatie wordt ontvangen. Daarover gaan we de dialoog aan en analyseren we wat er op voor VNG relevante thema's speelt. Hierbij wordt de 'eventgedreven aanpak' gehanteerd.

De Newsroom adviseert en ondersteunt de communicatieadviseurs inhoudelijk. Daarnaast helpen wezorgt de Newsroom voor bij het realiseren van overzicht, voor een goede contentplanning en houdt en het Newsroomteam collega's scherp op het communicatiebeleid.

Daarnaast zorgt de Newsroom voor de planning van evenementen, gekoppeld aan de eventgedreven aanpak en contact met (potentiële) deelnemers.

Content creatie & beheer online en offline media

Het verzorgen van offline-middelen zoals brochures, magazines, boekjes, promotiemateriaal voor evenementen.
Artikelen en blogs
Realiseren en beheren van corporate websites, apps, communities, social media, e-zines en andere digitale kanalen.
Mediacare en beheren social media, inclusief analyses
Beheer van de VNG Newsroom.
Verzorgen en versturen van nieuwsbrieven en mailings.
Beheer contactpersonen en relatiemanagementsysteem (Copernica).

Evenementen & onderzoek

Organiseren van grote online en offline evenementen volgens eventgedreven aanpak*. Voor zowel de VNG als gerelateerde partijen.
Het faciliteren van webinars en online training.
Advies over het organiseren van kleinere bijeenkomsten.
Organiseren van uitvragen, enquêtes en feedback.

* Eventgedreven aanpak houdt het volgende in:

De planning van evenementen worden (beter) op elkaar afgestemd
De evenementen zijn meer in samenhang gepland. Evenementen volgen elkaar logisch op in bijvoorbeeld, tijd, doelgroep en/of resultaat.
De evenementen dragen allen bij aan de manier van werken zoals we die voorstaan vanuit Samen Organiseren: kortcyclisch, met focus op de doelen GGU en de meerjarenvisie VNG 2020-2024
De evenementen zijn (meer dan voorheen) een mix van interactie, samen werken en kennisdelen.

En meer …

Verder sluiten we structureel aan bij de verschillende projectoverleggen en onderhouden we nauw contact met het MT, de andere stafafdelingen en de communicatieafdelingen van de andere bedrijven, om integraal verbindingen te leggen.

Er is ook een aantal zaken dat buiten ons takenpakket valt. We doen bijvoorbeeld geen inhoudelijk community management, persoonlijke communicatie of productontwikkeling. Maar uiteraard kunnen we daar wel over adviseren.

Wat kun je zelf doen?

Dit schema geeft grof schematisch weer hoe wij ons werk verdelen strategisch, tactisch en operationeel. Het gaat om het samenspel tussen Team Communicatie en projectteams. Gaat het om een beperkte of interne doelgroep en is de impact beperkt, dan kun je gemakkelijk zelf aan de slag. Hoe groter de doelgroep en de impact, hoe hoger de inzet van Team Communicatie.

Om jullie hierin te faciliteren, en kwaliteit en uniformiteit te bewaken zijn er sjablonen gemaakt. Wij vragen je ook om na te denken over de basisvragen:

Wie is de doelgroep?
Wat is het doel dat je met communicatie wilt bereiken?
Hoe wil je dat bereiken?
Wanneer wil je het doel bereiken?

Onze werkwijze

In onze werkwijze staat een aantal zaken centraal:

Hoe sluit jouw vraagstuk aan bij de behoefte van gemeenten en hun medewerkers?
Hoe verbinden we dit aan de centrale VNG Realisatie thema's en kunnen we dit ook koppelen aan thema's van VNG Beleid?
Hoe past het binnen de communicatiestrategie van Realisatie?

Communicatiethema's

De thema's van VNG Realisatie liggen in het verlengde van de activiteiten van onze gemeenten en de GGU. Deze thema's zijn:

Generiek strategisch advies en woordvoering
Data en monitoring (en AI)
Inkoop, beheer en leveranciersmanagement
Informatieveiligheid en privacy
Basisinfrastructuur
Samen organiseren, innoveren en implementeren

Proces en uitvoering

VNG Realisatie is een grote en complexe organisatie. Om het voor onze leden overzichtelijk te houden, proberen we veel zaken centraal te organiseren. Op die manier kunnen we zorgen voor kwaliteit en uniformiteit in alles wat wij communiceren. We hebben daarvoor enkele procesafspraken gemaakt. Al deze processen zijn op basis van MT-besluiten. Uitzonderingen hierop kunnen alleen in overleg met Team Communicatie of een nieuw MT-besluit gemaakt worden.

Spelregels communicatie

Website of community

Er kunnen geen eigen websites worden opgericht. Wil je een community starten? Neem dan contact op Team Communicatie voor de richtlijnen. Wellicht kun je al meeliften op andere communities of zijn er andere mogelijkheden.

Een e-mailadres maken?

Ook hier gelden centrale spelregels voor. Neem hiervoor contact op met jouw communicatieadviseur of de Newsroom

Vormgeving

We hebben drie vormgevers in dienst die onze organisatie en de huisstijl goed kennen. Het verstrekken van opdrachten aan de vormgevers kan alleen via een communicatieadviseur.

Evenement organiseren?

Zowel wel voor alle online als offline evenementen geldt: centrale afstemming voor evenementen gaat via Communicatie (eventgedreven aanpak), om efficiency en kwaliteit te borgen. Dus stem eerst af met jouw communicatieadviseur. We denken graag mee of het een webinar, een PI event of een andere vorm.

Webinars

Ook deze bundelen we zoveel mogelijk. Bespreek wensen in een vroeg stadium met je communicatieadviseur en lever alles ruim op tijd aan.

Programmacommunicatie

Bij de start van een project bij VNG Realisatie wordt een multidisciplinair team gevormd. De communicatieadviseur haakt vroeg in dit proces aan en vertaalt de projectdoelstellingen naar een communicatieaanpak. In de regel doorlopen de grotere communicatietrajecten de volgende fasen:

We maken een inventarisatie, bepalen de communicatiedoelen en maken deze meetbaar. Structure follows strategy
We stellen een campagne en/of communicatieplan op waarin bepaald wordt welke kanalen/instrumenten ingezet worden alsmede een planning/publicatiekalender.
We zien toe op contentcreatie en vliegen de verschillende benodigde disciplines in.
We zorgen voor monitoring van het resultaat, feedback en bijstellen van de communicatie waar nodig.

Hierbij maken we gebruik van verschillende richtlijnen en kwaliteitsvereisten:

De menukaart met middelen en instrumenten
Huisstijl, logo's, sjablonen en schrijfwijzer
De richtlijnen voor publicaties [LINK]

De coördinatie en uitvoering van veel publicaties en uitingen lopen via de Newsroom zodat afstemming en goede timing geborgd zijn.

Als het kleinere vraagstukken betreft zoals het organiseren van een event of het maken van een boekje, dan doorlopen we natuurlijk andere stappen.

Do's en don'ts

Onderscheid doel en middelen

Geslaagde communicatie start altijd met de vraag: wat willen we bereiken en waarom? Als dat helder is, volgt hoe we dat het beste kunnen bereiken. Communicatie is meer dan een nieuwsbericht, een nieuwsbrief of een webinar. Communicatie is ook wat je doet of uitstraalt als project.

Communiceer vanuit de oplossing in plaats van vanuit ons portfolio

Een valkuil is om te communiceren vanuit onze producten/diensten in plaats van vanuit de oplossingen die we bieden. Belangrijk is om aan te geven waarom we een bepaald project precies doen (why), welke meerwaarde dit heeft voor de gemeenten (en voor de inwoners van de gemeenten) en welke maatschappelijke relevantie het project heeft (what). Last but not least, the 'how': geef aan 'hoe' (met welke gemeenten en eventueel met welke andere partijen) het project tot stand is gekomen.

Show, don't tell

Laat vooral zien wat de toegevoegde waarde is door middel van resultaten, voorbeelden vanuit de community of best practices. Maak daarnaast indien mogelijk is gebruik van beelden (infographics, video, vlogs).

Gebruik zoveel mogelijk bestaande middelen en kanalen

We hebben dagelijks te maken met een 'overload' aan informatie, zo ook onze gemeenten. Wees daarom terughoudend bij het ontwikkelen van nieuwe middelen, zoals een eigen nieuwsbrief of website. Daarnaast is een voordeel van bestaande middelen dat zij al een groot bereik hebben. Ook bij VNG Realisatie hebben we veel kant-en-klare middelen die eenvoudig ingezet kunnen worden. Zie hiervoor de menukaart en nogmaals: denk na over wat je wilt bereiken en hoe dat het beste kan.

Misschien heb je hier nog vragen over? Team Communicatie denkt graag met je mee.