Gemeenten willen op een nieuwe manier samenwerken met leveranciers en dat vraagt om een andere vorm van relatiemanagement.

Door: Marieke Vos

"De huidige informatievoorziening bij gemeenten maakte de automatisering van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering mogelijk. Die was - en is nog steeds - heel belangrijk, maar er is ook behoefte aan nieuwe oplossingen die op een andere manier werken", schreef directeur VNG Realisatie Hugo Aalders in zijn blog van 16 mei op iBestuur. Hij stelt dat de complexe maatschappelijke opgaven van deze tijd alleen opgelost kunnen worden in samenwerking: tussen gemeenten, met andere overheden zoals het Rijk, met burgerinitiatieven èn met de markt.

Nieuw informatielandschap

Han Wammes, manager leveranciersrelaties bij VNG Realisatie, duidt de huidige situatie van gemeenten in relatie tot de IT-markt: "Gemeenten willen graag de bestaande status quo openbreken zodat ook nieuwe partijen oplossingen kunnen aangedragen. Daar werken ze aan met de vormgeving van Common Ground, een nieuw informatielandschap dat er kort gezegd op neerkomt dat de data worden losgekoppeld van de applicaties. Dat betekent dat je die data ook in andere applicaties kunt gebruiken, applicaties die gemeenten met verschillende leveranciers maar bijvoorbeeld ook met burgerinitiatieven kunnen gaan ontwikkelen. Er wordt nu gewerkt aan Common Ground, maar de ontwikkeling van dit nieuwe informatielandschap kost tijd en de transitie per gemeente verschilt. Daarom werken we vanuit VNG Realisatie ook aan de ondersteuning van gemeenten die hen helpt in de huidige situatie." Dat doet VNG Realisatie met instrumenten als de gezamenlijke inkoopvoorwaarden voor de inkoop van IT (GIBIT), de GEMMA Softwarecatalogus, het StUF-testplatform en GEMMA Online. En gezamenlijke aanbestedingen zoals die voor telefonie en de realisatie van de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI). Die instrumenten worden goed benut: ruim driekwart van alle gemeenten gebruikt inmiddels de GIBIT. GGI bestaat uit diverse onderdelen, zoals GGI-Veilig. Met GGI-Veilig kopen gemeenten gezamenlijk beveiligingsdiensten en technische voorzieningen in, die hun digitale weerbaarheid vergroten. Die marktconsultatie loopt, 252 gemeenten hebben aangegeven interesse te hebben om van GGI-Veilig gebruik te maken.

Twee sporen

Bij een veranderend IT-landschap hoort een andere relatie tussen gemeenten en IT-leveranciers en daarom werkt VNG Realisatie aan een nieuwe vorm van leveranciersmanagement. Wammes: "We werken langs twee sporen. We faciliteren de collectivisering van activiteiten van gemeenten, bijvoorbeeld met gezamenlijke aanbestedingen zoals voor de GGI. En we maken duidelijke afspraken met de markt over hoe we samen de verandering naar Common Ground doorzetten."

Hugo Aalders benadrukte in zijn blog op iBestuur dat gemeenten de kennis van IT-leveranciers hard nodig hebben om tot goede oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken te komen. Wammes vult aan: "De innovatiekracht komt bij leveranciers vandaan, mits er voldoende marktwerking is. Dat kunnen we vanuit VNG Realisatie stimuleren, door leveranciers bij ontwikkelingen zoals Common Ground te betrekken." De door VNG Realisatie georganiseerde leveranciersbijeenkomst van april ging over de principes achter Common Ground. Wammes: "Er waren zo'n tweehonderd leveranciers en het merendeel gaf aan een bijdrage te willen leveren aan deze ontwikkeling. Ik merk interesse en enthousiasme bij leveranciers, maar ook terughoudendheid. Het is nog niet helemaal duidelijk hoe Common Ground zich precies zal ontwikkelen. Daarnaast hebben gemeenten en de VNG niet zo'n goede 'track record' als het aankomt op duidelijkheid naar leveranciers, we zijn in het verleden niet altijd een goede opdrachtgever geweest. We doen er alles aan om dat te veranderen, maar het verklaart wel waarom leveranciers terughoudend zijn om te investeren."

Innovatief inkopen

Er is kortom werk aan de winkel om leveranciers mee te nemen in de ontwikkeling van Common Ground. Daarom organiseerde VNG Realisatie in juni een eerste workshop over NLX, de minimale technische basis van Common Ground die nu wordt gebouwd. "We nodigen leveranciers uit om aan te sluiten op NLX. Daar moeten we wel goede afspraken over maken, we onderzoeken hoe dit past binnen de huidige aanbestedingspraktijk. Er zijn constructies te bedenken waarin leveranciers samenwerken met gemeenten, zoals een precompetitieve dialoog." In het IT-landschap waar Common Ground aan bouwt, komt meer ruimte voor leveranciers van kleine, specifieke toepassingen. Daarvoor is niet per se een aanbesteding nodig. Wammes: "We kunnen verschillende manieren van innovatief inkopen gebruiken om veel leveranciers een kans te geven. Zoals een marktplaats waarin je kleinere opdrachten uitzet. Dat soort constructies bestaan, we onderzoeken nu hoe we ze kunnen inzetten zodat er echt nieuwe samenwerkingsarrangementen met leveranciers ontstaan."

Fieldlab

Hoe die samenwerking tussen gemeenten en leveranciers eruit kan zien, werd duidelijk tijdens het Fieldlab dat de beweging achter Common Ground in maart organiseerde. Er werd samen met gemeenten aan oplossingen gewerkt (meer over het Fieldlab op de Pleio-website van Common Ground). In een artikel op iBestuur vertellen twee leveranciers hoe dat is bevallen. "We zien deze manier van samenwerking met gemeenten als een kans, maar er hoort wel een ander verdienmodel bij. Voor ons betekent dat ook een kanteling, van een licentiemodel naar gezamenlijke funding en ontwikkeling," zegt Jelle Gotjé, directeur softwareontwikkeling bij Solviteers. Tijdens het Fieldlab werkte zijn team met de gemeente Eindhoven aan het ontsluiten van data uit het sociaal domein in MijnApp (een dienstverleningsapp voor inwoners van de gemeente Eindhoven). De opbouw van Common Ground, waarin gegevens zijn losgemaakt van applicaties, maakt innovatie mogelijk, zegt hij: "Als we onze toepassingen nu willen koppelen met een backofficesysteem van een gemeente dan is dat vaak lastig, omdat complexe koppelingen moeten worden gemaakt. Als de gegevens los staan van de applicaties, dan wordt het veel makkelijker om deze te gebruiken. We kunnen dan ontwikkelen met andere partijen en over domeinen heen."

Joris Kleinveld, directeur van Blitts, deed ook mee met het Fieldlab. Blitts is software waarmee burgers een relatief eenvoudige omgevingsvergunning kunnen aanvragen. De software wordt door een aantal gemeenten gebruikt, waaronder de gemeente Zaanstad. Tijdens het Fieldlab werd onderzocht of een aantal stappen in de software eenvoudiger kan, bijvoorbeeld of een aanvraag rechtstreeks in het gemeentelijke zaaksysteem ingebracht kan worden. Dat is gelukt. "Het was fantastisch om op deze manier samen te werken. Je komt ver als je drie ontwikkelaars van verschillende partijen naast elkaar zet, dat levert echt een geweldige energie op," zegt Kleinveld. Hij ziet een toekomst voor zich waarin de IT-markt een stuk diverser wordt. "Uiteindelijk denk ik dat de gemeentelijke IT-markt als basis een stabiele backend krijgt die makkelijk benaderbaar is en waar zaken als informatiebeveiliging en privacy zijn geregeld. Op die backend kunnen allerlei leveranciers, ook kleine spelers zoals wij, gebruiksvriendelijke en gespecialiseerde applicaties ontwikkelen."

Helder doel

Het is een toekomst die past in de filosofie van Common Ground en waar ook VNG Realisatie aan mee bouwt. Wammes: "Het IT-landschap gaat veranderen en daar moet iedereen aan wennen, zowel gemeenten als leveranciers. Ik denk dat het belangrijk is dat we het uiteindelijke doel voor ogen blijven houden. We willen een gemeentelijk IT-landschap dat gemeenten in staat stelt om hun dienstverlening te verbeteren, te voldoen aan wetgeving en ruimte geeft om zich snel aan te passen aan de veranderende maatschappij. Daar doen we het voor."