Basisregistraties in samenhang

Door: Frits de Jong

Om de overheid doelmatiger en efficiënter te laten werken, beschikken we in Nederland over basisregistraties. Zoals de BAG, WOZ en BGT. Het hebben van die basisregistraties is mooi, maar het wordt pas écht interessant als de gegevens van die registraties ook in samenhang kunnen worden opgeleverd en gepresenteerd. Overheden werken daaraan. Zo ook de gemeente Purmerend.

Stel. Je bent WOZ-taxateur bij een gemeente. Een van de werkzaamheden die je verricht is het bepalen van de waarde van een woning (de zogenoemde WOZ-waarde). Om die waarde te bepalen heb je gegevens nodig. Niet alleen administratieve gegevens rondom de WOZ, maar ook gegevens vanuit de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) en de BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie). Dan gaat het bijvoorbeeld om kenmerken als bouwjaar, gebruiksoppervlakte of de locatie. Tot op heden zitten al die objecten/gegevens in eigen silo's. Een eigen WOZ-silo, een eigen BAG-silo, een eigen BGT-silo, et cetera. Niet echt een ideale situatie. Beter is als er één silo is waar al die afzonderlijke objecten (integraal) af te halen zijn. Gelukkig hebben overheden dat probleem onderkend en wordt er gewerkt aan één samenhangende objectenregistratie.

Wat Herman Jan Frieling betreft, sinds achtenhalf jaar coördinator geo-informatie bij de gemeente Purmerend, is de stap naar één samenhangende objectenregistratie een volkomen logische. "Het is goed dat de basisregistraties er zijn gekomen en gezorgd hebben voor uniformiteit. Het is ook goed geweest dat het Rijk de sturing heeft gedaan met betrekking tot die basisregistraties. Niet alleen om uniforme basisregistraties te krijgen voor heel Nederland, maar ook om een eind te maken aan de wirwar van registraties bij gemeenten. Ik ken de verhalen dat er voorheen bij gemeenten meer dan dertig adresregistraties rondslingerden en niemand meer wist wat de juiste was. Dat is met de komst van de BAG goed aangepakt. Dat geldt ook voor andere basisregistraties, zoals de WOZ en de BGT. Nu staan we op een punt dat we die gegevens ook moeten gebruiken, liefst in samenhang. Je kunt wel een basisregistratie invoeren, maar hij moet ook worden gevoed en worden gebruikt."

"Om de waarde van een woning te bepalen, heb je gegevens nodig. Bij voorkeur in samenhang, zodat je in één keer de informatie hebt over bijvoorbeeld bouwjaar, gebruiksoppervlakte of de locatie."

Grafische visualisaties

Bij het daadwerkelijk gebruiken van de gegevens uit de basisregistraties binnen de gemeente Purmerend speelt Sanne Griffioen een belangrijke rol. In september 2018 werd zij bij de Noord-Hollandse gemeente aangenomen als regisseur Gegevensbeheer ('gegevensrechercheur') en in die hoedanigheid bemoeit zij zich met alle zaken die te maken hebben met gegevens. Eén van haar eerste taken voor 2019 was het schrijven van een inventarisatieplan. "Wat hebben wij als gemeente in huis aan gegevens, wie is daar verantwoordelijk voor en wat kunnen we ermee? Onze focus ligt dit jaar met name op dat laatste aspect", aldus Griffioen, die ook als lid van het agendaoverleg BAG BAO (het tactisch overleg met bronhouders en afnemers van de BAG) ervaart dat de tijd rijp is om meer te doen met gegevens uit de (geo-)basisregistraties. "In vragen die op ons afkomen merken wij dat wij met die basisregistraties, zeker in samenhang, iets kunnen leveren. Als er vragen zijn over waar bijvoorbeeld scholen moeten komen in een nieuwe wijk, kunnen wij aan de hand van geografische analyses en visualisaties laten zien waar de pijnpunten zitten. Tien jaar geleden had dat niet gekund. In die tijd had je alleen maar cijfertjes. Nu kun je het ook grafisch presenteren."

De route naar een integrale objectenregistratie is binnen de gemeente Purmerend eigenlijk enkele jaren geleden al ingezet. Frieling zegt daarover: "Circa drie jaar geleden zijn onze beheerders voor de WOZ en de BAG geïntegreerd. Dat betekent nog niet dat er één applicatie is waarin dat allemaal kan worden verwerkt. Er is nog steeds een WOZ-administratie en een BAG-administratie, maar het werk van signalering, verwerking (ook administratief) en doorzetten naar landelijke voorzieningen, is één proces geworden. Als er nu ergens een mutatiesignaal vandaan komt, bijvoorbeeld omdat een landmeter iets vaststelt of omdat er bij collega's van vergunningen een vergunning wordt verstrekt voor een toekomstig bouwwerk, wordt dat signaal binnen alle geo-basisregistraties verwerkt. Het betekende wel dat medewerkers meer van elkaar moesten weten, maar dat is goed opgepakt."

Efficiënter

Het integraler oppakken van werkzaamheden en processen heeft binnen de gemeente Purmerend geleid tot winst. Al was het maar omdat veel dubbel werk wordt voorkomen. "Medewerkers zien duidelijk een verschil met een jaar of vijf terug", zo schetst Sanne Griffioen. "Het beheer van die registraties gaat nu veel efficiënter en sneller. Natuurlijk zitten er nog steeds wel hick ups in het proces, maar we weten in ieder geval van elkaar wat we doen. Het voordeel is verder dat er nu sneller vervanging is geregeld op het moment dat iemand wegvalt. Bijvoorbeeld door ziekte."

De situatie in Purmerend is vrij overzichtelijk, zo ervaart Griffioen. "Bij andere gemeenten is dat wel anders. Je hebt gemeenten waar bijvoorbeeld het onderdeel WOZ buiten de deur is geplaatst in een samenwerkingsverband. Daar is het een stuk lastiger om integraal beheer te voeren. Voor gemeenten in dergelijke samenwerkingsverbanden zijn het dan ook wel uitdagende tijden, want hoe gaan zij om met een samenhangende objectenregistratie? Leggen zij dat neer 'in de groep', bij die samenwerkingsverbanden, of pakken zij dat zelf weer op?" Wat Sanne Griffioen betreft hangt het allemaal af van de keuzes die gemeenten maken. "Ik voorzie dan ook dat het wel een lang traject wordt. Er zijn gemeenten die gelijk voor een uitgebreid pakket gaan en ook door willen pakken met bijvoorbeeld de ontwikkeling van 3D (driedimensionaal). Zoals de gemeente Rotterdam. Wij zijn daar nog lang niet. Het heeft ook te maken met de capaciteit die je als gemeente in huis hebt."

Het maken van keuzes wekt de suggestie dat er veel te kiezen valt. Volgens Herman Jan Frieling zit daar met betrekking tot het integraal registreren een van de grootste valkuilen. "Er zijn ontzettend veel gegevens binnen gemeenten die samenhangen met objecten. Zo zijn bijna alle registraties in een gemeente, als je ze koppelt aan een adres, geografisch georiënteerd. Ik zie als gevaar dat gemeenten gegevens integraal gaan registreren die buiten hun aandachtsveld liggen." Ook Griffioen pleit ervoor dat gemeenten zich blijven focussen op hun eigen vakgebied. "In gesprekken met collega-gemeenten merk je dat er veel wensen zijn. Maar het moet allemaal wel beheersbaar blijven. Mijn voorstel is dan ook om klein te beginnen en van daaruit verder te kijken. Ik denk dat het maken van één objectenregistratie voor de BAG, WOZ en BGT al ingewikkeld genoeg is."

DiS-GEO

De indruk zou kunnen ontstaan dat een samenhangende objectenregistratie alleen betrekking heeft op gemeenten, maar niets is minder waar. Ook waterschappen, provincies en het Rijk hebben er mee van doen. Griffioen: "Er zijn overheidsbreed nu werkgroepen geformeerd die kijken waar de hobbels zitten. Wat moeten we meenemen in een samenhangende objectenregistratie en waar moeten we vooral van afblijven?" Het hebben van werkgroepen heeft direct te maken met het DIS-GEO (Doorontwikkeling in Samenhang). Het programma DIS-GEO is in de herfst van 2018 opgestart vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de doorontwikkeling van een objectenregistratie is daar een belangrijk onderdeel van. Frieling is blij met het programma, ook al omdat het gros van de ideeën erachter afkomstig is vanuit gemeenten. "Ik vind het een ongelooflijk goede ontwikkeling. Nu is op landelijk niveau de BAG vaak nog de BAG en de WOZ de WOZ. Als je één samenhangende objectenregistratie hebt, kun je technisch en procesmatig het tot één geheel laten worden en kun je ook de verschillen eruithalen. Want zolang je twee processen hebt en twee omgevingen, zul je altijd met verschillen te maken hebben."

Grote slagen

Als het gaat om het beheer van de (geo-)basisregistraties is Purmerend een van de voorlopers. "Al in 2012 hebben wij iemand aangenomen die de BGT moest gaan trekken en dat was in een stadium dat de meeste gemeenten die basisregistratie nog niet op het netvlies hadden staan", aldus Herman Jan Frieling, die heeft ervaren dat Purmerend de laatste jaren grote slagen heeft gemaakt. "Met name in ons informatiedenken zijn we één lijn gaan vormen. Acht jaar geleden kregen landmeters een opdracht vanuit de afdeling Vastgoed en werd een mutatie verwerkt in de toenmalige GBKN (Grootschalige Basiskaart van Nederland, de voorloper van de BGT), die beperkt beschikbaar was. De afdeling WOZ zat ergens beneden in het gebouw en ook die had zijn eigen dynamiek. Het was allemaal erg gescheiden. Vandaag de dag zitten de WOZ-taxateurs gewoon in de groep geo-informatie, samen met de beheerders BAG-WOZ en BGT. Het geeft aan dat het integraal denken in de afgelopen acht jaar binnen onze gemeente echt een plaats heeft gekregen."

Ook Sanne Griffioen ziet, hoewel nog maar kort in dienst bij de gemeente, dat er grote slagen zijn gemaakt. Toch ziet zij ook punten voor verbetering. "Als gemeente zouden we nog meer kunnen uitdragen dat wij inderdaad die slagen hebben gemaakt. Wat mij betreft wordt dat ook een van de speerpunten voor 2019: laten zien wat wij aan gegevens in huis hebben en laten zien wat wij daarmee kunnen. Met name richting onze inwoners. Dat kunnen we nog veel beter uitdragen."

Tijdens het congres "Samen organiseren: durf en vertrouwen" op woensdag 13 maart, laat de gemeente Rotterdam zien hoe zij stappen zetten richting een 3D samenhangende objectenregistratie.