Overzichtelijke en duidelijke afspraken tussen zorgaanbieders en gemeenten: dat is het doel van de Afsprakenkaart. Het moet ervoor zorgen dat de financieel-administratieve processen effectiever en efficiënter verlopen. Zodat tijd en geld zoveel mogelijk worden besteed aan daar waar het om gaat: goede zorg.

Door: Marieke Vos

Sinds de decentralisaties in het sociaal domein sluiten gemeenten contracten af met zorgaanbieders. Er is een grote verscheidenheid aan contracten, zo blijkt in de praktijk. Jan Willem Kalkman, enterprise architect afdeling architectuur bij het Centrum Informatievoorziening van het Leger des Heils: "Van de 600 contracten die wij met gemeenten hebben, zijn er geen 2 hetzelfde." Dat levert administratieve lasten op, want medewerkers van het Leger des Heils moeten hierdoor per gemeente uitvogelen welke specifieke afspraken er zijn gemaakt. Bijvoorbeeld over wat er gebeurt met de vergoeding van de zorg als een cliënt twee weken geen gebruikmaakt van een opvangplek. "Als dat nu gebeurt, dan zoeken we in het contract wat daarover is afgesproken. Als het daar niet in staat, bellen we de gemeente. Als die het antwoord ook niet heeft of het lukt niet om contact te leggen, dan doen we wat we zelf denken dat goed is. Met als gevolg dat je vaak achteraf dingen moet verrekenen. Het levert kortom een hoop administratief gedoe op." Als zorgaanbieder is het Leger des Heils er dus erg bij gebaat dat er duidelijke en complete afspraken met gemeenten worden gemaakt over welke zorg wordt verleend en hoe deze wordt vergoed. Daarom zet Kalkman zich in voor de Afsprakenkaart.

Onzichtbare administratieve lasten

Ook voor gemeenten is meer overzicht en eenduidigheid in de gemaakte afspraken met zorgaanbieders van belang. Jordy Wals, informatiemanager gemeente Alkmaar, vertelt dat zijn organisatie voor 7 gemeenten in de regio zorg inkoopt en de contracten daarover beheert. "De Afsprakenkaart gaat de mensen in de uitvoering helpen om terug te vinden welke afspraken er met zorgaanbieders zijn gemaakt. Zodat iedereen in onze organisaties op de hoogte is van wat er is afgesproken. Het kan ons in de toekomst ondersteunen bij het opstellen van contracten." De Afsprakenkaart gaat administratieve lasten schelen, maar hoeveel precies is lastig te voorspellen, zegt hij. "We hebben het hier vooral over onzichtbare administratieve lasten. Het gaat om contracten napluizen en daarvoor tien minuten met een aanbieder aan de lijn hangen. Dat lijkt niet zoveel, maar dat gebeurt wel 100 keer per jaar. Dat soort lasten kun je nooit precies meten, maar ze zijn er wel. Nog los van de ergernis die het oplevert bij medewerkers als je niet weet wat er precies is afgesproken."

Checklist

De Afsprakenkaart is in de huidige versie een soort checklist, met alle onderwerpen waarover een gemeente met een zorgaanbieder contractuele afspraken kan maken. Per onderwerp worden diverse opties weergegeven. Het dwingt dus niet bepaalde afspraken af, maar zorgt er wel voor dat gemeenten in ieder geval alle opties overwegen. "Je kunt het zien als een hulpmiddel voor gemeenten bij het opstellen van contracten", zegt Robin Bertus, projectleider bij het Ketenbureau i-Sociaal Domein. Versie 0.8 van de Afsprakenkaart is inmiddels klaar om getoetst te worden door gemeenten en zorgaanbieders. Iedereen die geïnteresseerd is kan meedoen (zie onderaan dit artikel hoe u zich hiervoor kunt aanmelden). Er staan nu 36 onderwerpen in de Afsprakenkaart, de verwachting is dat dit er uiteindelijk 30 worden, vertelt Bertus.

Volgende stap

De Afsprakenkaart is vooralsnog een document, maar kan zich doorontwikkelen tot een online platform waarmee gemeenten en zorgaanbieders inzicht krijgen in de contractuele afspraken en bijbehorende producten. Hoe dat er precies uit zal zien is nog niet bekend, zegt Bertus. "We gaan de komende tijd gebruiken om de kaart te toetsen in de praktijk, daarom roepen we geïnteresseerden op om mee te doen. Versie 1.0 zal dan eerst een document zijn. "Uiteindelijk wordt het waarschijnlijk een informatiestandaard, waarop softwareleveranciers kunnen aansluiten met hun bestaande producten, zodat gemeenten gemakkelijk informatie kunnen delen met zorgaanbieders."

Gemeenten en zorgaanbieders werken al met de Standaard administratieprotocollen (SAP), die vorig jaar zijn vastgesteld en ingevoerd. Deze hebben ook als doel om de administratieve lasten terug te dringen. Waarom is er dan nog een Afsprakenkaart nodig? Wals: "SAP gaat vooral over de administratieve en financiële verwerking van de zorg en over het berichtenverkeer daarover. De Afsprakenkaart gaat over de afspraken die gemeenten en zorgaanbieders maken in hun contracten over verleende zorg." Het is een volgende stap om administratieve lasten verder terug te dringen, concludeert Bertus.

Meer informatie